O mandato dos síndicos de condomínios sempre tem data para terminar. Conforme o Código Civil no Art. 1.347, ele não deve ultrapassar 2 anos.
A lei não impede que ele se reeleja, entretanto, por razões diversas, alguns condomínios optam por trocar a gestão. Também há casos em que a convenção do condomínio determina um prazo menor para a troca.
Qualquer que seja o caso, a troca de gestão precisa de atenção especial. Não é a mera substituição de pessoas.
Falaremos neste artigo sobre alguns procedimentos e cuidados que precisamos considerar ao trocar a gestão do condomínio.
Procedimentos para troca de síndicos de condomínios
Há uma série de procedimentos essenciais para a troca de síndicos de condomínios. Por isso, é muito importante evitar problemas de relacionamento tanto para quem entra como para quem está saindo do comando.
Sempre há processos em andamento no condomínio, por isso uma boa conversa é importante para esclarecer dúvidas e ficar por dentro do que está acontecendo no momento.
A transferência de documentos precisa ser bem registrada com uma carta que contenha uma lista de todos os documentos que estão indo para o poder da nova gestão. Não é correto que o síndico anterior fique com quaisquer documentos do condomínio em seu poder.
Entretanto, vale lembrar a importância de manter um bom relacionamento na troca de gestão, para que o canal fique sempre aberto para comunicação e esclarecimento de dúvidas posteriores.
Para ajudar no checklist, vamos colocar aqui uma lista de documentos que o novo síndico poderá solicitar à gestão anterior.
Lista de documentos que precisarão ser transferidos
Da constituição do condomínio:
- cartão CNPJ;
- escritura de convenção;
- regimento interno;
- livro de atas de assembleias;
- plantas do condomínio;
Trabalhistas:
- folha de ponto dos funcionários;
- Livro de inspeção;
- Laudos de segurança e medicina no trabalho (PCMSO / PPRA);
Financeiros e tributários:
- contratos de prestação de serviços;
- pastas de prestação de contas;
- planilhas de orçamentos;
- notas fiscais e comprovantes de pagamentos;
- guias de recolhimentos e pagamento de tributos;
Processos:
Se o condomínio tiver processos cíveis e criminais em andamento é importante que os documentos também sejam transferidos à nova gestão.
Outros documentos importantes:
- Apólices de Seguros
- Certificados operacionais como limpeza das caixas d’água e de gordura, bem como de dedetização;
- Cadastro com contato atualizado dos fornecedores do condomínio
Cuidados que novos síndicos de condomínios não devem desconsiderar
Infelizmente, é muito comum haver inconvenientes na troca de síndicos de condomínios. Relacionamento ruim e má gestão, são problemas que levam condôminos a optar pela substituição. Por isso, nem sempre a transição é suave.
Um ponto importante para a nova gestão, é lembrar que pode haver erros na gestão anterior. Seja por imperícia, imprudência ou até propositalmente, é importante que o novo síndico saiba exatamente o que está acontecendo no condomínio. Isso pode ajudar a tomar ações para se proteger e para corrigir erros anteriores.
O síndico tem responsabilidade civil e criminal pelo condomínio, portanto, os erros antigos também podem atingir a nova gestão.
Como a nova gestão pode se proteger de problemas?
O novo síndico pode se certificar da situação atual, solicitando certidões negativas e verificando se há problemas ocultos. Condomínios com certificação digital podem conseguir várias certidões digitalmente.
O que pesquisar para ver se há pendências a resolver:
- certidão de FGTS;
- certidão de INSS;
- ações trabalhistas no site do TRT estadual;
- AVCB – auto de vistoria do corpo de bombeiros – no site da prefeitura;
- conclusão do Habite-se – no site da prefeitura
- RIA – relatório de inspeção anual – dos elevadores
Por que a auditoria é uma ferramenta essencial na troca de síndicos de condomínios?
Até aqui, citamos alguns documentos que o novo síndico precisará analisar para se prevenir de problemas. Algumas certidões podem ser complicadas e nem sempre a administradora está disposta a ajudar o novo síndico.
Além disso, pode haver problemas sérios de débitos financeiros que não estão claros nas pastas de prestação de contas.
As contas estão alocadas da forma correta? Há documentos comprobatórios de todos os gastos?
Citando apenas um exemplo muito comum:
Há um reparo a ser feito no condomínio. O síndico providenciou o conserto e fez o pagamento. Entretanto, o pedreiro não deu a nota fiscal do serviço e o condomínio não recolheu o INSS.
Isso acontece com frequência, certo? No entanto, a falta de documentos comprobatórios pode sim causar um problema sério ao condomínio e ao novo síndico. Outros problemas comuns são contratos defasados, notas fiscais de equipamentos que não estão nas pastas, erros de enquadramento tributários, etc.
Então, como encontrar e resolver problemas assim que, podem ter acontecido há anos atrás?
A auditoria de condomínios é a melhor ferramenta para auxiliar o síndico neste processo. Para se proteger de problemas jurídicos, alguns síndicos profissionais só assumem o condomínio com o relatório de auditoria.
A auditoria investiga a fundo toda a movimentação financeira e a situação documental do condomínio.
É bem provável que haverá problemas neste sentido em gestões anteriores. Ao identificá-los, você poderá tomar medidas para resolver ou para se proteger de problemas jurídicos.
No entanto, é preciso frisar que a auditoria não serve apenas para encontrar problemas. O relatório de auditoria aponta principalmente pontos de melhorias. Estes pontos podem facilitar sua gestão e possivelmente a reduzir custos também.
Percebe como a auditoria pode ser uma ferramenta essencial na troca de síndicos do condomínio?
Procure ajuda especializada
Agora que você já entendeu como a auditoria pode auxiliar a transição de um síndico para outro, precisa saber como procurar ajuda especializada.
Ao procurar uma empresa de auditoria, é essencial que você contrate uma empresa especializada em condomínios. São profissionais que entendem melhor a rotina e podem apontar melhorias próprias para a área de condomínios.
Além disso, não é qualquer profissional que pode atuar como auditor. Ter um profissional credenciado dá credibilidade aos condôminos e segurança jurídica.
A MB7 Auditoria é uma empresa especializada em auditoria de condomínios. Você pode contar com nossa ajuda para fazer a transição de síndicos de condomínios de forma segura e tranquila.
Fale conosco, pergunte como funciona, nossa equipe terá prazer em ajudar.
