Ter a pasta de prestação de contas do condomínio digitalizada facilitar o acesso aos documentos mais importantes da gestão de condomínios. Também, é uma boa forma de passar segurança e transparência.
Estes documentos estarão na pasta de prestação de contas. Nela, encontramos toda a movimentação financeira do condomínio.
Seu acesso permite tanto a administradores, como síndicos, conselheiros e aos condôminos, acompanhar como está sendo feita a gestão. Além disso, é nas pastas que há informações que vão nortear o planejamento das futuras decisões financeiras.
Algo muito importante a saber é que a pasta de prestação de contas do condomínio não é uma formalidade, ela é uma atividade obrigatória que consta no artigo 1348 da Lei n.º 10.406 do Código Civil, que aborda as atribuições do síndico.
Sendo assim obrigatória, como o síndico pode facilitar o acesso da pasta por meio da digitalização? Será que esse processo de digitalização tem validade jurídica? E por fim, como fazer isso? Confira por gentileza as respostas neste post.
O que é a pasta de prestação de contas do condomínio?
Em primeiro lugar, é importante entender que a pasta não é apenas um lugar para guardar os papéis. É o local (físico ou digital) onde ficam reunidos os documentos oficiais do condomínio. Portanto, todos os moradores devem ter fácil acesso a ela.
Na pasta de prestação de contas do condomínio encontramos toda a movimentação financeira e a documentação comprobatória do mês.
Nela temos as notas fiscais mensais, as arrecadações e as despesas realizadas, os relatórios sobre inadimplência, que podem conter os acordos judiciais ou não.
A pasta pode ser disponibilizada pela administradora tanto de forma impressa com balancetes e comprovantes de pagamento, como de forma virtual.
Aliás, hoje é uma tendência que as pastas fiquem digitalizadas. Algumas administradoras até mesmo disponibilizam as pastas no site da empresa.
Mas que dizer dos documentos mais antigos, estão disponibilizados em formato digital?
Por que é importante ter documentos antigos digitalizados?
Com certeza, manusear um documento, por si só já acelera o seu processo de envelhecimento. Cupons fiscais que perdem a tinta, notas fiscais que se rasgam, são alguns dos problemas que aparecem em documentos antigos. Por isso, eles precisam ser preservados.
Por exemplo, caso um documento referente à contratação de um funcionário do condomínio não seja devidamente preservado, isso pode prejudicar a empresa em processos trabalhistas e resultar em indenizações.
Assim, digitalizar os documentos antigos assegura que eles não sofram danos físicos e até mesmo fiquem expostos a desastres naturais ou incêndios. Também os tornará mais legíveis para acessos futuros.
Além do mais, desde que os documentos fiquem devidamente organizados, fica mais fácil de encontrar as informações posteriormente.
Também temos a questão do meio ambiente, pois se por um lado fazer a digitalização preserva o documento, por outro lado, ela elimina o consumo excessivo de papel. Alguns documentos que já recebemos digitalizados não precisarão ser reimpressos para arquivo. Isso quer dizer que haverá menos custos com impressões.
Note os benefícios de digitalizar documentos:
- Menos gastos com aquisição de papel;
- Menos despesas com impressão;
- Proteger informações de deterioração física e aumento da legibilidade;
- Facilidade no compartilhamento de informações digitais;
- Obter informações de forma mais rápida;
- Mais clareza no processo de auditoria
Quando falamos na digitalização da pasta de prestação de contas do condomínio, estamos falando, portanto, de um processo de otimização que facilitará a todas as partes envolvidas o acesso a essas informações.
Como digitalizar com segurança a pasta de prestação de contas do condomínio
Com a digitalização da pasta de prestação de contas do condomínio, os condôminos poderão ter acesso a aos documentos quando quiserem através de um celular ou computador, oferecendo assim, conveniência e transparência.
Em um condomínio com mais de 100 unidades, não é viável que todos desçam na reunião para olhar as pastas. Disponibilizar um acesso mais simples com certeza facilita a vida do síndico e dos moradores.
Note que há responsabilidade civil sobre a guarda das pastas. Leia mais em:
Quem é responsável por guardar as pastas de prestação de contas do condomínio?
Mas como fazer a digitalização de forma segura?
Primeiramente, devem ser separados todos os documentos do condomínio para digitalização. Até mesmo todas as documentações trabalhistas podem ser digitalizadas, bem como contratos de prestação de serviços e de manutenção do condomínio.
Mas vale ressaltar que alguns documentos não podem ser descartados após a sua digitalização devido a sua validade jurídica, que é o caso dos recibos de pagamentos de salários, recibos de férias e de 13.º salário, além do controle de ponto. Portanto, guarde esses documentos sejam eles físicos ou no formato digital!
Atente-se agora para algumas dicas de digitalização.
Dicas de como digitalizar as pastas de prestação de contas do condomínio
Sim, a digitalização tem validade jurídica! O Decreto n.º 10.278/2020 estabeleceu as normas para a digitalização de documentos físicos, públicos ou privados com validade jurídica para que tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Entretanto, no caso de documentos que precisem de assinatura, é importante terem Certificação Digital.
No mesmo decreto, tem algumas especificações para digitalizar documentos com validade jurídica, tais como:
- Resolução mínima de 300dpi para textos, fotografias ou cartazes, e de 600dpi para plantas e mapas;
- Em caso de compressão, a qualidade não deve ser comprometida;
- Os documentos devem ser salvos em um formato aberto, em PDF/A para textos, e o formato PNG para fotos, cartazes, plantas e mapas;
- Ainda deverão ser observados os critérios que estabelecem a cor e alguns metadados.
Dito isto, seguem algumas dicas de preparação dos documentos:
- Remova grampos e clipes;
- Alinhe as guias de papel do scanner para a digitalização ficar reta;
- Ordene por tamanho: os menores serão digitalizados primeiro na pilha;
- Separe as folhas, certifique-se de deixar os papéis bem secos e desamassados, para que não enrosquem no scanner;
Cada condomínio deve analisar quem ficará responsável pela digitalização dos documentos atuais e dos mais antigos. O síndico ou a administradora podem digitalizar os documentos da pasta de prestação de contas do condomínio. No entanto, caso haja um grande volume, pode-se também contratar uma empresa específica para o serviço.
No final desse processo, temos o armazenamento dos documentos digitalizados, que deverão ter proteção contra o acesso e a reprodução não autorizados.
Temos ainda a indexação dos dados, que será a organização desses arquivos em informações pesquisáveis e encontráveis. E por fim, temos a organização de quem poderá fazer a consulta dos dados.
A importância da digitalização da pasta de prestação de contas do condomínio para a auditoria
A forma mais efetiva de garantir segurança e transparência nas contas do condomínio é por meio da auditoria preventiva. Geralmente ela é feita por um empresa especializada e independente.
A auditoria feita de forma preventiva deverá verificar as pastas de prestação de contas do condomínio de forma mensal. Para facilitar a verificação é importante que os documentos sejam digitais para que as verificações sejam rápidas e a base de dados seja confiável.
Fazendo isso, o processo fica mais rápido, porque os arquivos digitais podem ser organizados e indexados facilitando a busca de informações.
Vale lembrar que a auditoria investigativa pode ser requerida em casos de disputas judiciais. Por conta disso, ter uma pasta de prestação de contas com documentos digitalizados com validade jurídica, é essencial para o sucesso das auditorias investigativas e perícias judiciais.
Digitalizar é um processo que pode melhorar significativamente a imagem da gestão do condomínio, ela é sustentável e gera economia de custos.
Agora que você já sabe a importância da digitalização da pasta de prestação de contas do condomínio, garanta mais transparência nos processos de gestão e no relacionamento com os condôminos e síndicos.
Nós da MB7 Auditoria Especializada em Condomínios fazemos auditoria em pastas de prestação de contas e solicitamos sempre as versões digitalizadas a nossos clientes.
Esperamos que este artigo possa incentivar você, gestor de condomínios, a entrar sem medo neste processo de mudanças tecnológicas, facilitando assim, a gestão de seu condomínio.
Gostaria de saber quanto custaria para fazer uma auditoria em seu condomínio? Entre em contato e conversaremos com prazer.
