Fundamentos principais para a boa gestão de condomínios

gestão de condominios

Como ter sucesso na gestão de condomínios? 

Alguns acreditam que apenas um síndico para cuidar dos recursos e aplicar regras de convivência é o suficiente. Mas, nós sabemos que gerir um condomínio é bem complexo e requer conhecimentos técnicos específicos.

Para ilustrar algumas das atuações do síndico, veja um caso recente que foi publicado no Estadão: “Síndica de condomínio adverte moradora por usar maiô no elevador”. Era sábado de carnaval e a cantora Bruna Nery foi surpreendida na madrugada com a mensagem da síndica a respeito de sua vestimenta. 

O caso repercutiu e dividiu opiniões: alguns criticaram a conduta da síndica enquanto outros defenderam que as regras de vestimenta do condomínio devem ser respeitadas.

A moradora sentiu-se vítima de assédio moral e foi aconselhada a abrir um processo jurídico.  Uma simples ação da síndica desencadeou uma polêmica e pode até gerar um problema jurídico para o condomínio.

Entretanto, os problemas de convivência são apenas uma das diversas facetas do trabalho de um gestor de condomínios. Há muito mais envolvido nesta questão.

Uma boa gestão de condomínio previne situações que podem resultar em problemas. Vamos falar sobre isso nesse texto e conhecer quais os fundamentos para uma boa gestão de condomínio.

O que é a gestão de condomínios?

Em primeiro lugar, é preciso entender que um condomínio tem regras regulamentadas por lei e sua administração exige uma gestão específica. 

Então, a gestão de condomínio é a estrutura que vai garantir que as regras fiquem claras e sejam cumpridas por todos.

A gestão de condomínios divide as responsabilidades pessoas e ferramentas:

  • Gestor– um síndico profissional e atualizado apto para atuar ativamente nos processos condominiais;
  • Corpo de gestão – subsíndicos, conselheiros, colaboradores que dão suporte ao gestor;
  • Comunicação – ferramentas bem coordenadas que facilitam o diálogo e estratégias para soluções de conflitos: reuniões, aplicativos de interação, redes sociais, etc;
  • Gestão financeira – controlar fluxo de caixa, contas a pagar e receber, inadimplência, auditorias, etc;
  • Gestão jurídica – administrar processos, contratos, cobranças, atas, ações judiciais, impostos, etc;
  • Tecnologia – ferramentas que automatizam e facilitam processos, métricas e estratégias.

Também, é responsabilidade da Gestão de Condomínios coordenar o funcionamento do condomínio, cuidar das manutenções e das pessoas que trabalham nas instalações.

Quem pode fazer a gestão de Condomínios?

Todo condomínio precisa ter um representante legal para defender os interesses dos moradores. Para isso, é necessário eleger um síndico. 

Este, pode ser um profissional especializado ou um morador do condomínio. Ele será responsável por zelar pelo patrimônio e garantir o bem-estar de todos os condôminos. 

Entretanto, administrar um condomínio é muito desafiador e exige uma boa estrutura. É por isso que, em muitos casos, há a necessidade de contar com uma equipe maior, com o síndico profissional e a administradora de condomínios. 

Tipos de gestão de condomínios 

Dependendo da quantidade de unidades no prédio ou dos valores envolvidos na administração do prédio, a gestão precisará de diferentes configurações. Veja abaixo as configurações de administração mais comuns:

Autogestão de condomínio

Os próprios moradores fazem a gestão do condomínio, por assembleia é eleito um síndico “orgânico” para ser representante legal e administrar contabilidade, jurídico, entre outros;

Autogestão assistida:

Quando o síndico morador aciona outros profissionais ou empresas para auxiliar na gestão, por exemplo, um contador / administrador para conferir contas do condomínio;

Síndico profissional:

Contratar um síndico especializado autônomo ou terceirizado, para administrar o condomínio;

Gestão com administradora

Contratar uma empresa administradora de condomínio responsável por toda administração conforme a convenção interna e a legislação vigente. Vale lembrar que a contratação da administradora não dispensa a função do síndico. 

Pontos para alcançar sucesso na gestão de condomínios 

Apesar dos desafios, alcançar o sucesso na gestão de condomínios é possível.  Por isso, preparamos aqui alguns pontos que vão te ajudar:

  • Planejamento

É essencial ter um bom planejamento ao administrar um condomínio. Na assembleia condominial é possível reconhecer as necessidades dos moradores, traçar metas e organizar processos;

  • Gestão de equipe

Estruturar o corpo de gestão que darão suporte ao síndico. Aqui será definido se irá terceirizar os serviços como limpeza e manutenção, ou quais os profissionais serão contratados e responderão diretamente para síndico.  

O síndico sabe que a equipe que ele definir fará a diferença para conseguir os melhores resultados;

  • Gestão de contas e controle de inadimplência

Controle financeiro eficiente é essencial para o bom resultado na gestão de condomínio. Deve-se ter um setor específico de gestão financeira e estar a atento a esses pontos:

  • Fluxo de caixa – controle de todas as entradas e saídas financeiras do condomínio. Planejar os dias ideais para pagamentos e recebimentos equilibrando o caixa;
  • Contas a pagar – controle criterioso dos gastos fixos mensais como pagamento de funcionários e serviços terceirizados, incluindo contas de luz, água e gás, além das despesas variáveis;
  • Contas a receber – taxas condominiais são as principais fontes de recebimento dos condomínios deve ser controlado cuidadosamente;
  • Inadimplência – O administrador deve incentivar os moradores a não ficarem inadimplentes, e caso aconteça, é necessário saber fazer a cobrança corretamente.
  • Informar-se

O gestor de condomínio deve estar atualizado e bem informado sobre tudo o que envolve o seu trabalho. Deve frequentar eventos e convenções, estudar muito, absorver conteúdos disponíveis na internet, nosso blog sempre tem informações importantes e atualizadas;

  • Contratar uma boa administradora de condomínio

Conte com um suporte técnico especializado que fornecerá assessoria tributária, fiscais, previdenciárias, recursos humanos, compras e seleção de fornecedores;

As administradoras possuem ferramentas que facilitam os serviços para os moradores, tais como contratos, prestação de contas, atas, segunda via de boletos e outros;

  • Fazer seguro 

Uma apólice que cobre o básico, como incêndio, explosão, danos elétricos, hidráulicos, enchentes, e outros pode prevenir custos realmente altos num eventual desastre;

  • Mediar conflitos

Promover a boa convivência no condomínio e ser assertivo em mediar conflitos é importante. Reuniões e conversas entre os moradores ajudam a entender as opiniões. O mediador deve saber conduzir a conversa, ser agradável, ético e imparcial.

Mesmo com toda essa estrutura e cuidados que mencionamos, ainda assim é possível escapar de alguns aspectos. Para que a gestão de condomínios tenha credibilidade e excelência, fique atento para a próxima dica.

Como a auditoria pode ajudar na gestão de condomínios

Acompanhar e fiscalizar as contas do condomínio não é uma tarefa tão simples como parece, analisar com critério a parte tributária, a folha de pagamentos, as entradas e saídas do condomínio é um desafio. 

A auditoria de condomínios ajudará a implementar parâmetros de controle nos processos internos. Ela protege o síndico de erros e sanções causadas por desconhecer a legislação.

Através de laudos mensais simplificados é possível passar transparência e segurança para os condôminos, além de buscar oportunidades de economia nas contas. A gestão do síndico que se beneficia de auditoria preventiva é mais assertiva, confiável e lucrativa. 

A MB7 Auditoria pode fazer a auditoria condominial para ajudar você a se prevenir contra problemas e se destacar na gestão condominial. Entre em contato conosco.

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