Acredita que a comunicação interna do seu condomínio está sendo bem eficiente? Já saiu de uma Assembleia com a sensação de que as decisões tomadas não ficaram claras? Ou já recebeu um comunicado da administradora e não entendeu exatamente qual a mensagem ou o objetivo do documento?
Infelizmente, falhas na comunicação são umas das principais causas de conflitos entre as pessoas. Imagine o problema que um erro de comunicação pode gerar em um condomínio com muitos moradores.
De fato, a comunicação interna do condomínio exerce grande influência na gestão, veja como:
- Pode fortalecer ou enfraquecer relações;
- Aumentar ou mitigar problemas;
- Gerar confiança ou desconfiança;
- Ganhar aliados ou inimigos.
Certamente, o sucesso na gestão de condomínio dependerá, em parte, da comunicação. Assim, como podemos melhorar a comunicação interna do condomínio? É o que vamos considerar neste artigo.
Por que a comunicação interna do condomínio é importante?
Observe a importância da Comunicação na Gestão:
- Um artigo do portal Sindiconet diz: A estratégia de comunicação está entre ‘Os 10 Mandamentos do Síndico de Sucesso’. Comunicação é mais do que simplesmente falar em público, envolve “O que comunicar”, “Como comunicar” e “Quando comunicar”. E ter a certeza de quem recebeu a mensagem entendeu.
Certamente, a estratégia de comunicação interna do condomínio é essencial para uma boa gestão, visto que aumentará a confiança e diminuirá os conflitos. Através dela é possível ter um diálogo aberto e eficaz entre síndico, profissionais e condôminos, veja os benefícios:
- Melhora o convívio entre todos;
- Otimiza o tempo do síndico, pois não precisará fornecer esclarecimentos adicionais;
- Aumenta a segurança do condomínio, mediante regras claras e bem compreendidas;
- Agiliza as tomadas de decisões;
- Aumenta a confiança e autoridade do síndico;
- Melhora a credibilidade e adesão das propostas inovadoras.
Desta forma, é importante o síndico ser um hábil comunicador e sempre aprimorar-se. Já pensou em usar a comunicação como uma estratégia na sua gestão? Como fazer isso?
Como melhorar a comunicação interna do condomínio?
Para usar a comunicação interna do condomínio como estratégia na sua gestão precisa ter 3 conceitos básicos bem definidos, são eles:
- Planejamento
É necessário investir tempo para o planejamento de uma boa comunicação. Além da mensagem que precisa ser comunicada, deve-se atentar a outros aspectos:
- A quem a informação é relevante;
- Qual a melhor forma de abordá-la;
- Qual o perfil de quem receberá a mensagem e
- Como chamar a atenção para ela.
- Clareza e Objetividade
Para uma comunicação interna de condomínio eficiente e sem ruídos, é essencial ter clareza e objetividade. O sentido de uma frase, ou a intenção, pode ser interpretada de maneira diferente ao usar palavras de duplo sentido ou pontuação incorreta.
- Linguagem
A linguagem deve ser definida no planejamento da comunicação. Uma linguagem neutra e sem cordialidade pode gerar desinteresse. Por outro lado, o excesso de informalidade pode gerar desgaste na comunicação. O equilíbrio entre a seriedade e a cordialidade costuma ser de bom-tom.
Portanto, para melhorar a comunicação interna do condomínio é necessário ser cuidadoso com os vários aspectos que envolvem a comunicação estratégica.
Quais os melhores canais para comunicação interna do condomínio
As assembleias de moradores são um bom termômetro para saber se o síndico está dando importância a comunicação interna do condomínio. Se ela parece um campo de batalha, talvez o problema seja falha de comunicação.
Há um provérbio bíblico que diz: “A língua suave pode quebrar um osso”. Desta forma, é essencial, para uma boa gestão, sempre aprimorar a comunicação interna do condomínio.
Ao definir o canal para a comunicação interna do condomínio, pense em quem precisa receber a mensagem. Por exemplo, o morador idoso talvez não esteja familiarizado com a comunicação digital e prefira um canal físico. Por outro lado, os jovens dificilmente serão alcançados por uma comunicação impressa.
Atualmente, há ferramentas muito úteis que auxiliam na comunicação com moradores, equipes, administradoras e outros stakeholders.
Para aumentar a eficácia da comunicação interna do condomínio é importante usar multicanais. Veja alguns exemplos:
- Site – um canal de comunicação passivo onde os moradores procuram as informações;
- Mural – serve como uma versão física do site, acessível para moradores menos conectados à internet;
- Elevadores – garante que todos os moradores vejam a informação. Deve ser resumida, direta e com tempo determinado;
- Redes Sociais – alternativa moderna que facilita a comunicação, contudo, talvez não atinja todos os moradores;
- Livro de Ocorrências – tradicional método de comunicação que permite que os moradores se comuniquem fisicamente com o síndicos e administradores do condomínio;
- Assembleias – é um canal de comunicação direta entre síndicos e condôminos, entretanto, deve-se lembrar que nem todos os moradores participam das assembleias, sendo necessário repetir a informação por outros canais;
- Aplicativos – aplicativos de comunicação como, por exemplo, WhatsApp, agilizam a comunicação. No entanto, deve ser usado com sabedoria, o síndico deve impor limites às respostas que voltam. Uma sugestão eficaz é usar as listas de transmissão, onde as respostas voltam somente para o síndico e não aparece para outros.
Portanto, a comunicação é um dos pilares importantes para uma boa gestão. É possível melhorar a comunicação interna do condomínio através da auditoria.
Com a análise de cenário é possível identificar as necessidades ou oportunidades de melhoria na comunicação interna do condomínio. Assim pode se implantar planos de ação para tornar os processos de comunicação mais eficientes.
O relatório de auditoria emitido por nossa equipe traz uma transparência valiosa na hora de se comunicar com os condôminos sobre a saúde financeira do condomínio.
Certamente, você não deseja que nada coloque em risco a paz e a segurança do condomínio. Uma boa comunicação interna do condomínio evita processos judiciais custosos que causam preocupações que desgastam a imagem do síndico.
Uma boa reputação é algo valioso, assim, a auditoria previne conflitos gerados por falhas de comunicação. Se após esta leitura você concluir que precisa melhorar a comunicação no seu condomínio, fale conosco. Com soluções criativas iremos te mostrar como isso é possível.
