4 dicas para fazer uma boa prestação de contas do condomínio

Dicas valiosas para tornar a prestação de contas transparente entre síndico e condôminos

Somente na cidade de São Paulo a arrecadação dos condomínios gira em torno de R$ 10 bilhões/ano. Isso significa que o montante movimentado pelos condomínios é bastante expressivo, certo?

A gestão condominial está ficando cada vez mais complexa, por isso, o síndico precisa estar atento em como ele faz a gestão financeira e a prestação de contas dessa gestão.

Vivemos em uma época, principalmente no nosso país, onde escutamos com frequência sobre a importância da transparência e isso também se aplica aos condomínios. Além do mais, há uma pandemia em andamento que afeta, principalmente, a saúde das pessoas e a economia e as moradias não estão imunes ao evento.

Para lhe ajudar em uma melhor condução, separamos, por conta de nossa experiência, 4 dicas de como fazer uma boa prestação de contas. Vamos lá?

1 – Como é feito o processo de prestação de contas do condomínio?

O síndico precisa ter em mente que a prestação de contas não é mera formalidade, ela está na lei, mais especificamente no Código Civil artigos 1348 e 1350. O processo de prestação de contas começa na primeira operação financeira da gestão do síndico, isso porque os resultados de todas as operações que estão sob a sua gestão devem ser exibidos aos condôminos.

Por isso, é importante ter a documentação correta para cada operação, por exemplo, pagamentos precisam ter documentos válidos, seja uma nota fiscal ou uma RPA.

O síndico precisa ter em mente que é norma seguir a Previsão Orçamentária aprovada na Assembleia Geral Ordinária, que é  lei (artigos 1348 e 1350 do Código Civil) e não apenas formalidade.

2 – Como a prestação de contas deve ser apresentada aos condôminos?

Tem um ditado que é atribuído ao imperador romano Júlio Cesar que diz: “A mulher de Cesar não basta ser honesta, tem que parecer honesta.”, parafraseando: “O síndico não basta ser honesto ele precisa parecer honesto” e a prestação de contas é um elemento importante nesse cenário.

É importante que o síndico divulgue de forma ampla a prestação de contas, por exemplo, através do portal do Condomínio ou da Administradora para que os moradores tenham acesso. Não devem haver segredos.

De acordo com o Código Civil (artigo 1348), o síndico tem duas formas de prestar contas: anualmente ou quando solicitado.

Quando um condômino tiver dúvidas, é recomendado que o síndico marque um horário com ele, leve a documentação, leve alguém do conselho e após as explicações para o condômino fazer e divulgar uma ata para todos.

Anualmente, na Assembleia Geral Ordinária, é recomendado que o síndico apresente o resumo da evolução dos saldos das contas do condomínio explicando as principais variações da previsão orçamentária; despesas extraordinárias e a execução dos valores de obras aprovadas em Assembleias.

Apresentar o status dos processos judiciais em andamento, as principais certidões negativas do condomínio (INSS, FGTS, Receita Federal e Municipal) também faz parte do processo.

Além disso, identificar de uma forma consolidada como está a situação de outras obrigações como AVCB, Laudos, Seguro é fundamental.

Fazemos aqui uma ressalva sobre a participação de um Auditor Independente, que pode contribuir e muito para a transparência na apresentação da prestação de contas.

3 – Como deve ser feita a organização das pastas para consulta posterior?

Hoje em dia muitas administradoras e condomínios disponibilizam a pasta de prestação de contas em portais na internet ou intranet, mas isso não exime a elaboração da pasta física para arquivo e consulta dos moradores.

É recomendado que as pastas sejam organizadas com divisões de receitas, posição de inadimplentes atualizada, status dos processos judiciais, tipo de despesas e demonstrativos das movimentações.

Os moradores devem ser comunicados sobre a disponibilidade das pastas para consulta.

4 – Em casos de não aprovação, o que deve ser feito?

É importante que os condôminos separarem a insatisfação com a gestão operacional do síndico da análise da prestação de contas no momento da aprovação das mesmas. Pode acontecer de o síndico não ser um bom gestor operacional, mas de fazer uma boa gestão financeira. Pense nisso.

É preciso analisar a causa do motivo da reprovação das contas e traçar um plano de ação, como por exemplo:

  • Há uma situação que precisa de maiores explicações por parte do síndico? Talvez, seja melhor considerar o ponto como uma ressalva e aprovar as contas, estabelecendo um prazo para o síndico explicar melhor o assunto.

  • Há provas que houve alguma fraude? Talvez o melhor seja destituir o síndico e contratar um advogado para iniciar o procedimento judicial caso o mesmo se recuse a restituir o valor fraudado.

  • Há sérias dúvidas sobre a prestação de contas, mas não há evidências? É recomendável a contratação de uma empresa de auditoria.

Ou seja, a ação a ser tomada está diretamente relacionada à causa da reprovação.

Conclusão

A gestão condominial está ficando cada vez mais complexa, por isso, o síndico precisa estar muito atento sobre o processo de prestação de contas do condomínio, não se trata de mera formalidade, é uma obrigação legal.

Além de uma obrigação, é também, uma grande oportunidade para o síndico exercitar a transparência da sua gestão.

A contratação de uma empresa de auditoria contribui para o fortalecimento da transparência da gestão do síndico e da segurança dos moradores em aprovar as contas.

 

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