4 dicas para fazer uma boa prestação de contas do condomínio

Dicas valiosas para tornar a prestação de contas transparente entre síndico e condôminos

Somente na cidade de São Paulo a arrecadação dos condomínios gira em torno de R$ 10 bilhões/ano. Isso significa que o montante movimentado pelos condomínios é bastante expressivo, certo?

A gestão condominial está ficando cada vez mais complexa, por isso, o síndico precisa estar atento em como ele faz a gestão financeira e a prestação de contas dessa gestão.

Vivemos em uma época, principalmente no nosso país, onde escutamos com frequência sobre a importância da transparência e isso também se aplica aos condomínios. Além do mais, há uma pandemia em andamento que afeta, principalmente, a saúde das pessoas e a economia e as moradias não estão imunes ao evento.

Para lhe ajudar em uma melhor condução, separamos, por conta de nossa experiência, 4 dicas de como fazer uma boa prestação de contas. Vamos lá?

1 – Como é feito o processo de prestação de contas do condomínio?

O síndico precisa ter em mente que a prestação de contas não é mera formalidade, ela está na lei, mais especificamente no Código Civil artigos 1348 e 1350. O processo de prestação de contas começa na primeira operação financeira da gestão do síndico, isso porque os resultados de todas as operações que estão sob a sua gestão devem ser exibidos aos condôminos.

Por isso, é importante ter a documentação correta para cada operação, por exemplo, pagamentos precisam ter documentos válidos, seja uma nota fiscal ou uma RPA.

O síndico precisa ter em mente que é norma seguir a Previsão Orçamentária aprovada na Assembleia Geral Ordinária, que é  lei (artigos 1348 e 1350 do Código Civil) e não apenas formalidade.

2 – Como a prestação de contas deve ser apresentada aos condôminos?

Tem um ditado que é atribuído ao imperador romano Júlio Cesar que diz: “A mulher de Cesar não basta ser honesta, tem que parecer honesta.”, parafraseando: “O síndico não basta ser honesto ele precisa parecer honesto” e a prestação de contas é um elemento importante nesse cenário.

É importante que o síndico divulgue de forma ampla a prestação de contas, por exemplo, através do portal do Condomínio ou da Administradora para que os moradores tenham acesso. Não devem haver segredos.

De acordo com o Código Civil (artigo 1348), o síndico tem duas formas de prestar contas: anualmente ou quando solicitado.

Quando um condômino tiver dúvidas, é recomendado que o síndico marque um horário com ele, leve a documentação, leve alguém do conselho e após as explicações para o condômino fazer e divulgar uma ata para todos.

Anualmente, na Assembleia Geral Ordinária, é recomendado que o síndico apresente o resumo da evolução dos saldos das contas do condomínio explicando as principais variações da previsão orçamentária; despesas extraordinárias e a execução dos valores de obras aprovadas em Assembleias.

Apresentar o status dos processos judiciais em andamento, as principais certidões negativas do condomínio (INSS, FGTS, Receita Federal e Municipal) também faz parte do processo.

Além disso, identificar de uma forma consolidada como está a situação de outras obrigações como AVCB, Laudos, Seguro é fundamental.

Fazemos aqui uma ressalva sobre a participação de um Auditor Independente, que pode contribuir e muito para a transparência na apresentação da prestação de contas.

3 – Como deve ser feita a organização das pastas para consulta posterior?

Hoje em dia muitas administradoras e condomínios disponibilizam a pasta de prestação de contas em portais na internet ou intranet, mas isso não exime a elaboração da pasta física para arquivo e consulta dos moradores.

É recomendado que as pastas sejam organizadas com divisões de receitas, posição de inadimplentes atualizada, status dos processos judiciais, tipo de despesas e demonstrativos das movimentações.

Os moradores devem ser comunicados sobre a disponibilidade das pastas para consulta.

4 – Em casos de não aprovação, o que deve ser feito?

É importante que os condôminos separarem a insatisfação com a gestão operacional do síndico da análise da prestação de contas no momento da aprovação das mesmas. Pode acontecer de o síndico não ser um bom gestor operacional, mas de fazer uma boa gestão financeira. Pense nisso.

É preciso analisar a causa do motivo da reprovação das contas e traçar um plano de ação, como por exemplo:

  • Há uma situação que precisa de maiores explicações por parte do síndico? Talvez, seja melhor considerar o ponto como uma ressalva e aprovar as contas, estabelecendo um prazo para o síndico explicar melhor o assunto.

  • Há provas que houve alguma fraude? Talvez o melhor seja destituir o síndico e contratar um advogado para iniciar o procedimento judicial caso o mesmo se recuse a restituir o valor fraudado.

  • Há sérias dúvidas sobre a prestação de contas, mas não há evidências? É recomendável a contratação de uma empresa de auditoria.

Ou seja, a ação a ser tomada está diretamente relacionada à causa da reprovação.

Conclusão

A gestão condominial está ficando cada vez mais complexa, por isso, o síndico precisa estar muito atento sobre o processo de prestação de contas do condomínio, não se trata de mera formalidade, é uma obrigação legal.

Além de uma obrigação, é também, uma grande oportunidade para o síndico exercitar a transparência da sua gestão.

A contratação de uma empresa de auditoria contribui para o fortalecimento da transparência da gestão do síndico e da segurança dos moradores em aprovar as contas.

 

Conheça-nos.

Publicações Relacionadas

previsão orçamentária de condomínios
Como fazer uma boa previsão orçamentária para o seu condomínio A previsão orçamentária do condomínio não é uma mera formalidade para apresentar na Assembleia Geral Ordinária para aprovação dos moradores,...
beneficios da auditoria para associações residenciais
Os benefícios da auditoria para as associações residenciais Associações residenciais não são condomínios. Perguntamos ao Marcos Braga, o proprietário da MB7 Auditoria que é contador formado pela Universidade...
eSocial será extinto e substituído por outro sistema em 2020, afirma secretário da Previdência A partir de janeiro do ano que vem, haverá dois sistemas, um para Previdência e Trabalho, e outro para informações...

Quer receber todas as novidades da MB7?

Assine nossa news e receba diretamente no seu email.




Deixar um Comentário