Auditoria e compliance: as verificações que trazem melhorias para o condomínio
Como a auditoria e compliance podem trazer melhorias ao condomínio? A maioria dos síndicos já conhece essas importantes ferramentas, no entanto, nem todo gestor costuma usá-las. Isso acontece por que, as pessoas nem sempre compreendem a real necessidade da auditoria e compliance.
É comum lermos reportagens sobre denúncias de fraudes e corrupção em condomínios. Notícias assim, são extremamente desagradáveis e deixam todos inseguros e desconfortáveis. Desta forma, os síndicos precisam lidar com condôminos que não confiam em seu trabalho, mesmo que ele se esforce em mostrar seu bom trabalho.
Mas, sabia que é possível blindar o seu condomínio para evitar situações de risco e ter uma gestão onde todos se sentem seguros e confiantes?
Isso é possível através da auditoria e compliance. Mas o que são cada uma dessas ferramentas e como implantá-las em seu condomínio?
O que é auditoria e compliance?
Auditoria e compliance estão interligadas, mas, primeiramente vamos explicar o que é compliance.
Desde a publicação da Lei Brasileira Anticorrupção 12846/13 e o Decreto 11129/22 que regulamenta a Lei, tem se dado ênfase sobre a implantação de um programa de integridade (ou compliance) nas empresas.
Compliance, refere-se a “conformidade” ou “integridade”. Trata-se de cumprir regras, normas e regulamentações. Ou seja, significa cumprir as normas internas (ex.: políticas, código de ética, convenção, estatuto, etc.) e externas (ex. leis federais, estaduais, municipais, etc.).
Como conscientizar as pessoas sobre a importância do cumprimento de normas para promover a transparência, ética e mitigação de riscos? Por um Programa de Compliance.
Sobretudo, um Programa de Compliance é um sistema organizado por “pilares” que a empresa estabelece para trabalhar a cultura de cumprimento das normas. Por exemplo:
- Elaboração de Código de Ética e Políticas de Compliance;
- Treinamentos;
- Canais de Denúncias;
- Monitoramento e Auditoria, etc.
Portanto, compliance é um pacote de normas, boas práticas e condutas que devem ser aplicadas na gestão.
Mas tudo isso se aplica apenas a empresas? Não necessariamente. Há benefícios profundos em implementar um programa de compliance em seu condomínio. Vamos falar sobre isso, mas por hora, é importante entender que atingir compliance no condomínio é agir conforme as leis e regras que são determinadas para sua área de atuação.
Percebe como a auditoria e compliance estão interligadas? De um lado o compliance organiza e impõe o cumprimento das regras, por outro lado, a auditoria contribui para monitorar e identificar irregularidades.
Portanto, a auditoria e compliance são essenciais para proteger seu condomínio de riscos e irregularidades. Através destas ferramentas é possível ter uma gestão transparente onde todos se sentem seguros e confortáveis de que tudo está sendo feito corretamente.
Quais os pilares do Programa de Compliance do condomínio?
O Programa de Compliance é um sistema organizado por “pilares”. Desta forma, podemos focar em três pilares:
- Convenção e Regulamento Interno
A Convenção é como a “Constituição” e o Regulamento Interno (RI) é o “Manual de Operações” do condomínio. Para o condomínio funcionar de forma harmoniosa é fundamental a aderências a essas normas;
- Leis e Obrigações
O condomínio está sujeito a diversas Leis e Obrigações. Desta forma, é importante o síndico ter um mapa consolidado das obrigações envolvidas. Além disso, deve fazer o monitoramento dessas obrigações.
- Contratação de Terceiros
Ao se contratar um terceiro, deve-se realizar o processo de Know Your Partner (Conheça seu parceiro). Desta forma, através de diversas verificações e aprovações é possível evitar desvios de conduta.
Observe alguns dos procedimentos para contratações de terceiros:
- Justificativa da escolha dos orçamentos;
- Questionário sobre o prestador de serviço;
- Apresentação de informações básicas (por exemplo, certidões negativas);
- Consultar se há algum processo envolvendo o prestador de serviço;
- Aprovação da escolha (não da contratação) dos orçamentos pelo Conselho ou Comissão de Moradores.
Como ter a auditoria e compliance no seu condomínio?
Para que seu condomínio também possa se beneficiar destas importantes ferramentas, veja abaixo as dicas para adotar a auditoria e compliance.
1. CONHEÇA AS PARTICULARIDADES DO SEU CONDOMÍNIO – identifique os desafios e particularidades de seu condomínio para determinar as regras mais apropriadas;
2. IDENTIFIQUE OS RISCOS
Conheça a vulnerabilidade do condomínio e para poder aprimorá-las.
3. ELABORE UM MANUAL DE CONDUTA
Um código de conduta que deverá ser lido e respeitado por todos os administradores, como síndico eleito, síndico profissional e subsíndico.
4. SUPERVISIONE OS CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Acompanhe a prestação de serviços, as condições e a validade dos contratos para evitar penalidades ou quebra de normas.
5. CONTE COM UMA EQUIPE ENGAJADA
Estimule a adaptação da equipe para terem boa conduta e responsabilidade, evitando vulnerabilidade ou falhas de segurança.
8. ADOTE A TECNOLOGIA COMO A SUA PRINCIPAL ALIADA
Invista em tecnologias gerenciais, como: plataformas que acompanham a rotina fiscal do condomínio; aplicativos para comunicação; segurança eletrônica de controle de acesso, monitoramento e proteção.
Quais os riscos de não adotar a auditoria e compliance em condomínios?
Há muitos riscos em não adotar a auditoria e compliance em condomínio, tais como:
- notificações e advertências por descumprimento da lei;
- multas por inconformidades com as exigências legais;
- problemas jurídicos sérios;
- interdições, e outros.
Qualquer uma das situações acima, coloca em risco a paz e a segurança do condomínio. Elaborar uma defesa e conseguir acordos, demoram muito tempo, custam dinheiro e causam preocupações que desgastam a imagem do síndico.
Uma boa reputação é difícil ser conquistada, assim, a auditoria e compliance asseguram que seu condomínio esteja blindado contra irregularidades.
Através da auditoria e compliance é possível garantir a conformidade legal e operacional do condomínio. Assim, não permita que problemas atrapalhem a gestão saudável do seu condomínio.
Embora a auditoria e compliance sejam coisas diferentes, a auditoria preventiva pode ajudar nas constantes verificações das contas. De fato, a auditoria é a melhor forma de identificar as inconformidades nas contas.
Garanta a qualidade de vida dos condôminos e a longevidade da sua gestão por priorizar a prevenção na sua gestão. Converse com nossos especialistas e veja como a auditoria e compliance podem melhorar seu condomínio.
