Como fazer uma boa prestação de contas no seu condomínio?

A gestão condominial tem ficado cada vez mais complexa e a movimentação de recursos é considerável. Por isso, o síndico precisa promover a transparência na sua gestão para dar segurança aos moradores na hora da apresentação e aprovação das contas.

A prestação de contas não deve ganhar importância somente quando a Assembleia Geral Ordinária está perto. Deve ser prioridade do síndico durante toda a sua gestão, visto que os recursos que estão sob sua responsabilidade são dos moradores, que esperam que sejam bem geridos.

A seguir, consideraremos algumas dicas importantes para se fazer uma boa prestação de contas do condomínio.

O que é prestação de contas?

Anualmente, a Assembleia de condôminos aprova a previsão orçamentária (receitas e despesas), valores referentes a obras e outras aprovações de aspectos financeiros para o exercício seguinte do condomínio. Ao final do exercício (que pode variar de condomínio para condomínio) o síndico deve prestar contas da gestão financeira dele para aprovação.

O síndico é obrigado a prestar contas?

Sim. A prestação de contas não é uma mera formalidade, é obrigatória e está em lei.

O artigo 1.348, inciso VIII, do Código Civil diz: “Compete ao síndico: prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.” Também, o artigo 1.350 diz: “Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas…”.

Portanto, o síndico é obrigado a prestar contas da sua gestão financeira para os condôminos.

Qual a periodicidade da prestação de contas?

Analisando novamente o artigo 1.358, inciso VIII, do Código Civil, podemos notar dois momentos que o síndico deve prestar contas: “anualmente e quando exigidas”.

Anualmente – Geralmente, ocorre na Assembleia Geral Ordinária (AGO) e nessa ocasião o síndico apresenta o resultado da gestão financeira do exercício anterior para aprovação dos condôminos. É comum ter o período de realização da AGO na convenção do condomínio.

Quando exigidas – O síndico não deve ficar incomodado quando um condômino faz questionamentos sobre algum assunto relacionado as contas do condomínio. Isso faz parte do processo e o esclarecimento é uma obrigação do síndico. Porém, é importante o síndico tomar alguns cuidados para garantir a transparência na explicação e evitar alguma mal entendido. Dependendo do questionamento é aconselhável agendar uma reunião com o condômino e a presença de pelo menos um conselheiro. Após a reunião elaborar uma ata do que foi explicado e divulgar para os participantes.

Divulgação das pastas de prestação de contas

Após a elaboração da pasta de prestação de contas do mês, é importante o síndico comunicar aos condôminos a disponibilidade dos documentos, seja no site do condomínio ou administradora ou as pastas físicas no próprio condomínio. E se colocar a disposição para esclarecimentos.

As pastas de prestação de contas precisam ter:

  • Balancete com os saldos das contas do condomínio;
  • Relatório com a demonstração das receitas do mês;
  • Relatório com a posição de inadimplentes;
  • Relatório com a demonstração das despesas do mês;
  • Extratos Bancários;
  • Todos os pagamentos com os respectivos documentos (nota fiscal, RPA, Holerites, recibos outros).

Qual o papel do Conselho Fiscal?

O Conselho Fiscal do condomínio tem um papel fundamental no processo de prestação de contas. Esse órgão eleito pelos condôminos tem como responsabilidade principal acompanhar e emitir parecer sobre as contas do síndico. Ele deve ser os “olhos” dos condôminos.

Sobre o Conselho Fiscal, o Código Civil no artigo 1356, diz: “Poderá haver no condomínio um Conselho Fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.”

Embora, na lei não há obrigatoriedade da criação do Conselho Fiscal, pois diz “Poderá haver…” e não “Deve haver…”, o seu papel, quando bem feito, contribuirá para fortalecer a transparência, dar mais segurança aos moradores e evitar excessos do síndico.

Entre os significados da palavra “Conselho” há “Em que há sensatez, bom senso, prudência”. Portanto, o Conselho Fiscal tem que contribuir para o processo de prestação de contas e não atrapalhar ou ser oposição ao síndico.

Outro ponto importante, são as reuniões periódicas entre síndico e Conselho Fiscal para apresentar como está o andamento da execução da previsão orçamentária, dos gastos com obras, enfim, todos os assuntos que serão levados para Assembleia referente a prestação de contas. Assim, evita-se desalinhamento.

Conforme diz no artigo 1356 do Código Civil, o Conselho Fiscal emite parecer sobre as contas do síndico. Esse parecer precisa ser formal e apresentado ao síndico com antecedência da Assembleia Geral Ordinária, para que ele possa se manifestar.

O que apresentar na Assembleia?

Na Assembleia Geral Ordinária (AGO) que será apresentada a prestação de contas, é recomendável que o síndico apresente:

  • Como foi executada a previsão orçamentária (previsto x realizado) do período anterior e as principais variações;
  • A conclusão ou andamento das obras aprovadas em assembleias anteriores;
  • A evolução da posição de inadimplentes;
  • Status geral dos processos judiciais do condomínio;
  • Um resumo da situação das principais certidões negativas (Receita Federal, INSS, FGTS, Trabalhista Municipal);
  • Um resumo da situação das obrigações acessórias (AVCB, DIRF, RAIS, PPRA, PCMSO, Seguro, Extintores, Laudo dos para-raios outras).

Embora pareça muitas informações, se o material for bem feito e a comunicação for clara e objetiva de quem apresenta (o ideal seria o síndico), a apresentação será de no máximo 30 minutos.

Como a Auditoria pode ajudar?

O trabalho da auditoria pode contribuir de forma significativa no processo de prestação de contas. Através de relatórios periódicos, o auditor aponta problemas e potenciais riscos sobre as contas do condomínio. Com essas informações o síndico poderá atuar nas regularizações e o conselho fiscal acompanhar.

O Auditor fica à margem das discussões pessoais entre condôminos, síndico e conselho. De forma independente e imparcial, o Auditor emitirá uma opinião técnica e formal sobre as contas do condomínio , proporcionando mais transparência e segurança na aprovação das contas.

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