Como fazer uma boa previsão orçamentária para o seu condomínio

previsão orçamentária de condomíniosA previsão orçamentária do condomínio não é uma mera formalidade para apresentar na Assembleia Geral Ordinária para aprovação dos moradores, ela é obrigatória por lei e uma peça fundamental na gestão financeira do condomínio.

Apesar da importância da previsão orçamentária não é incomum encontrar síndicos que não acompanham o previsto x realizado mensal para saber como está a execução das receitas e despesas previstas do condomínio.

Veja a seguir dicas importantes para elaboração e utilização da previsão orçamentária.

O que é a previsão orçamentária do condomínio?

Em resumo, é o orçamento anual das receitas e despesas do condomínio elaborado pelo síndico e aprovado pelos moradores em assembleia.

Através da previsão orçamentária será determinado o valor da cota condominial dos moradores.

Após a aprovação da previsão orçamentária o síndico deverá fazer sua gestão financeira com base nela.

A previsão orçamentária é obrigatória por lei

A elaboração da previsão orçamentária do condomínio não é uma mera formalidade, é uma obrigação que está expressa em lei.

O artigo 1348 do Código Civil, que trata das competências do síndico, no inciso VI, diz: “Compete ao síndico: VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano.”

Também no artigo 1350 do Código Civil, diz: “Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regime interno.”

O síndico elabora a previsão orçamentária e a assembleia dos moradores aprova, ou não.

Portanto, é uma obrigação do síndico apresentar para aprovação dos moradores a previsão orçamentária anual do condomínio.

Como fazer uma boa previsão orçamentária

Uma previsão orçamentária mal feita pode dar muita dor de cabeça para o síndico, visto que ele não poderá gastar mais do que foi aprovado. Por isso, ele precisa dar uma atenção especial na época da elaboração.

A administradora do condomínio pode ser uma ajuda valiosa na elaboração da previsão orçamentária, mas conforme dito no tópico anterior, o síndico é responsável por esse processo, portanto, ele precisa ter uma participação ativa.

É importante conhecer bem a estrutura de despesas do condomínio. Seguem despesas importantes que precisam constar na previsão orçamentária:

  • Folha de pagamento mensal dos funcionários;
  • Férias, 13º salário, rescisões contratuais;
  • Encargos sociais;
  • Previsão de aumento de salários dos funcionários;
  • Contratos de mão obra terceirizada;
  • Contas de água, luz, gás;
  • Manutenções preventivas;
  • Despesas administrativas;
  • Material de limpeza e escritório;
  • Valor do seguro condominial;
  • Gastos diversos.

Além das despesas, o síndico deve, também, levar em consideração a inclusão do percentual de inadimplência do condomínio. Dessa forma ele mitigará o risco de não receber a receita prevista e, assim, evitar problemas de caixa para execução das despesas.

Não é incomum, ver previsões orçamentárias elaboradas com base nos gastos médios do último período e projetadas para ano, porém, entendo que esse não é o melhor caminho. Médias podem esconder distorções. Para exemplificar, há um sanduíche para duas pessoas, porém, apenas uma come, na média cada pessoa comeu uma metade do sanduíche, o que não é a realidade.

Entendo ser o melhor caminho, analisar os valores reais do momento de cada despesa e projetar os respectivos índices (inflação, dissídio, contas de consumo etc). Assim, é possível chegar a uma cota condominial mais justa.

O que fazer após aprovação?

A previsão orçamentária é, ou deveria ser, a principal ferramenta de gestão financeira do síndico. Como já dito, não é uma mera formalização ou uma obrigação que precisa ser cumprida.

Não é incomum encontrarmos situações onde o síndico não tem a menor ideia de como está a execução das receitas e despesas do período. Nessas situações o síndico acha que é obrigação da administradora do condomínio fazer a gestão do previsto x realizado. Mas não é. A gestão é de responsabilidade do síndico com a ajuda da administradora.

O síndico precisa estruturar um processo mensal de acompanhamento das receitas e despesas previstas x realizadas, para identificar as principais variáveis e atuar para que os valores fiquem dentro do aprovado. Se ele fizer isso apenas quando estiver perto da assembleia de prestação de contas, terá problemas para prestar contas.

Como a auditoria pode ajudar

Conforme mencionado no tópico anterior, o síndico precisa estruturar um processo de acompanhamento para verificar se os valores de receitas e despesas estão dentro dos aprovados. Nesse processo um personagem que pode contribuir para a transparência nas análises e discussões é o Auditor Independente.

O Auditor Independente através da análise mensal, incluirá no seu relatório os devidos questionamentos sobre variáveis relevantes da previsão orçamentária do condomínio. Também, ele verificará transferências de recursos entre contas sem as respectivas aprovações, como, por exemplo, transferência do Fundo de Reserva para cobrir déficits ordinários.

O relatório do Auditor contribuirá para o registro das explicações do síndico, o acompanhamento das contas do condomínio pelo Conselho Fiscal e contribuirá para dar mais transparência e segurança para os moradores na hora de aprovar as contas.

Conclusão

A previsão orçamentária do condomínio não é uma mera formalidade para apresentar na Assembleia Geral Ordinária para aprovação dos moradores, ela é obrigatória por lei e uma peça fundamental na gestão financeira do condomínio.

Uma previsão orçamentária mal feita pode dar muita dor de cabeça para o síndico, visto que ele não poderá gastar mais do que foi aprovado. Por isso, ele precisa dar uma atenção especial na época da elaboração.

O síndico precisa estruturar um processo mensal de acompanhamento das receitas e despesas previstas x realizadas, para identificar as principais variáveis e atuar para que os valores fiquem dentro do aprovado.

O relatório do Auditor contribuirá para o registro das explicações do síndico, o acompanhamento das contas do condomínio pelo Conselho Fiscal e contribuirá para dar mais transparência e segurança para os moradores na hora de aprovar as contas.

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