Por que é importante realizar auditoria preventiva em condomínios?
Fazer a auditoria preventiva em condomínios é uma forma de garantir a transparência contábil e a proteção do patrimônio do condomínio. Ela é uma excelente ferramenta para evitar processos e questionamentos, garantindo uma boa gestão administrativa do condomínio.
Atualmente, há uma demanda crescente de auditoria preventiva em associações e condomínios residenciais. Isso porque os gestores descobriram que podem aumentar a transparência, entender como melhorar o uso de recursos e, consequentemente, valorizar o imóvel perante o mercado.
Então, veremos agora o que é uma auditoria preventiva em condomínios, sua importância e quem pode realizar esse trabalho.
O que é uma auditoria preventiva?
Sem dúvidas, a auditoria preventiva se tornou muito importante na área condominial. Ela consiste no exame minucioso das pastas de prestações de contas, análise dos valores gastos, dos valores recebidos pelos moradores. É uma verificação de todos os documentos úteis que dizem respeito à movimentação das contas.
O fato é que muitos síndicos e conselheiros, mesmo com boas intenções, às vezes não dispõem de tempo oportuno para um exame racional da prestação de contas.
Além disso, podem acontecer erros na prestação de contas e haver a necessidade de ajustar os processos para minimizar os riscos financeiros. A presença do auditor especializado em condomínios irá apontar os problemas (caso existam) e melhorar, assim, a transparência entre síndico e o condômino.
Os documentos analisados permitirão, a partir daí, identificar se há inconsistências na gestão das contas do condomínio. Dessa forma, os gastos apresentados são confrontados com a previsão orçamentária, confirmando se tudo corre bem no planejamento de caixa.
Outra vantagem da auditoria preventiva em condomínios é que ela pode apontar se já há problemas antigos que precisam de investigação e correção.
Clique na figura e assista a um vídeo em nosso canal do YouTube explicando melhor os tipos de auditoria de condomínios.
Por que é necessária a auditoria preventiva em condomínios?
Deixando o clichê de lado, vamos pedir uma licença para alterar o ditado e dizer: prevenir é mais barato do que remediar. Embora ela não faça parte da cultura das pessoas, ela previne problemas sérios que podem gerar custos bem altos para o condomínio.
Então, embora alguns fiquem assustados com o termo “auditoria”, em pouco tempo é possível identificar vantagens reais em adotar a auditoria preventiva em condomínios.
Vantagens da auditoria preventiva
Em primeiro lugar, o costume de abrir as contas para análise transmite segurança aos moradores, ao síndico, à administração, ao Conselho e a todos de forma geral, pois é possível se certificar de que o negócio opera dentro dos limites estabelecidos, e cumprindo o que está disposto na legislação e convenção de condomínio.
Um segundo fator importante na auditoria preventiva em condomínios é a antecedência ou prevenção, que permitirá fazer os ajustes necessários de modo a melhorar as práticas condominiais – através da revisão da documentação e analisando os pontos divergentes.
E por último, a auditoria irá minimizar os riscos financeiros à gestão, mantendo as políticas definidas.
Veja quais são as vantagens:
- Identificar erros oriundos das apurações das contas;
- Garantir qualidades nas informações prestadas;
- Identificar a ocorrências de possíveis ilícitos nas contas;
- Garantir conformidade com a legislação;
- Gestão transparente e eficiente;
- Verificação dos valores de contratos de serviços;
- Eliminação de riscos à gestão financeira do condomínio;
- Valorização do condomínio
Ainda, fazer a auditoria preventiva evita riscos de litígio. Você consegue corrigir erros no pagamento de tributos, na folha de pagamentos, evita problemas com notas fiscais irregulares, e outros problemas que poderiam culminar em processos judiciais e multas.
A auditoria fornece laudos para as reuniões de condomínio e que podem servir apenas para explanação ou também de embasamento e defesa em possíveis ações contra o condomínio.
Como funciona a auditoria preventiva em condomínios?
Assim como numa empresa, a auditoria preventiva em condomínios irá revelar detalhes importantes sobre a gestão. Como os recursos estão sendo empregados? Esse insight permite saber se há margens para cortes ou futuros investimentos.
Assim, a recomendação de administradores e síndicos profissionais mais experientes é que a auditoria seja em caráter mensal, pasta a pasta, de forma preventiva. Ela pode estar prevista na convenção ou o síndico pode solicitar. Em outros casos, os próprios condôminos ou o Conselho Fiscal solicita.
A verificação avalia a entrada de recursos, como de pagamentos de despesas. Também verifica se há comprovação por documentos hábeis e conforme os serviços aprovados em assembleia.
Mensalmente são verificados o orçamento, a idoneidade e adequação das notas fiscais de prestadores de serviços (por meio do cumprimento das legislações municipais e federais), checagem de recebimentos, a conferência e orientação a elaboração das declarações mensais que o condomínio entrega aos órgãos tributários.
Processos
Sendo assim, a auditoria preventiva em condomínios analisa:
- Os saldos e receitas, que irão mostrar as entradas e saídas financeiras durante o período de prestação de contas. Em regime de caixa, o saldo contábil deve coincidir com o saldo bancário. Se houver alguma divergência, o que é comum, o síndico poderá providenciar a imediata correção.
- A leitura da convenção e das atas do condomínio. Visto que a convenção se baseia no código civil, o relatório possibilita entender as regras internas do condomínio. Em relação às atas, tudo o que foi decidido em assembleia é relevante para a auditoria, pois teremos assim, um histórico, o que pode incluir as previsões orçamentárias.
- Identificação mês a mês dos principais gastos do condomínio, ordinários ou extraordinários.
- Os documentos, nota fiscal, comprovante de pagamento e as cotações. Aqui deverão ser feita análises da parte avaliações tributárias, folhas de pagamento, etc.
Uma vez, com as contas auditadas, o relatório será apresentado ao síndico e ao corpo diretivo e possivelmente em assembleia para os moradores, que poderão decidir sobre as medidas corretivas.
Quem pode pedir auditoria preventiva no condomínio
Alguns condôminos esquecem que somente o síndico pode assinar como representante legal do condomínio. Afinal, essa contratação requer a assinatura de um contrato em nome do condomínio e acesso a todas as pastas contábeis pela empresa de auditoria.
No entanto, o conselho, o subsíndico ou um grupo de condôminos, podem colocar a contratação do serviço em pauta para a votação em uma assembleia condominial.
Faça a auditoria do seu condomínio com profissionais especializados
Certamente, se acentua cada vez mais a necessidade de transparência entre administradoras e condôminos, por isso a presença de um auditor independente na verificação das contas mostra-se fundamental para o fortalecimento dessa relação.
Duas coisas são bem importantes para garantir que o processo transcorra bem quando você contratar uma empresa de auditoria:
1) Certifique-se de garantir a independência do auditor, garantindo que ele não tenha vínculos diretos no condomínio
2) Assegure-se de contratar uma empresa especializada em auditoria preventiva em condomínios.
Concluindo, com todas essas qualificações, realizar auditoria preventiva em condomínios será um investimento eficaz se você puder contar com a MB7 Auditoria Especializada em Condomínios e Associações Residenciais. Aqui sua empresa pode evitar problemas e garantir a transparência e a valorização do seu condomínio.
