Por que é importante realizar auditoria preventiva em condomínios?

Fazer a auditoria preventiva em condomínios é uma forma de garantir a transparência contábil e a proteção do patrimônio comum condominial. Ela é uma excelente ferramenta para evitar processos e questionamentos, garantindo uma boa gestão administrativa do condomínio.

Atualmente, há uma demanda crescente de associações residenciais pela auditoria preventiva em condomínios. Por que, os gestores descobriram que podem aumentar a transparência, entender como melhorar o uso de recursos e, consequentemente, valorizar o imóvel perante o mercado.

Há boas razões para você saber mais sobre o assunto. Então, veremos agora o que é uma auditoria preventiva em condomínios, por que ela é tão importante e quem pode realizar esse trabalho.

O que é uma auditoria preventiva?

Sem dúvidas, a auditoria preventiva se tornou muito importante na área condominial. Ela consiste no exame minucioso das pastas de prestações de contas, análise dos valores gastos, dos valores recebidos pelos moradores. É uma verificação de todos os documentos úteis que dizem respeito à movimentação das contas.

O fato é que muitos síndicos e conselheiros, mesmo com a máxima idoneidade, às vezes não dispõem de tempo oportuno para um exame racional da prestação de contas.

Além disso, é possível gerar erros na prestação de contas e haver a necessidade de ajustar os processos para minimizar os riscos financeiros. A presença do auditor especializado em condomínios irá apontar os erros (caso existam) e melhorar, assim, a transparência entre síndico e o condômino.

Os documentos analisados permitirão, a partir daí, identificar a existência ou não de anomalias na gestão das contas do condomínio. Dessa forma, os gastos apresentados são confrontados com a previsão orçamentária, confirmando se tudo corre bem no planejamento de caixa.

Outra vantagem da auditoria preventiva em condomínios é que quando encontra anomalias, ela pode apontar se já há problemas antigos que precisam de investigação e correção.

Por que é necessária a auditoria preventiva em condomínios?

Deixando o clichê de lado, vamos pedir uma licença para alterar o ditado e dizer: prevenir é mais barato do que remediar.

A prevenção não é a cultura de algumas pessoas, acham um custo desnecessário. Entretanto, ela previne problemas sérios que podem gerar custos bem altos para o condomínio. 

Então, embora alguns fiquem assustados com o termo “auditoria”, em pouco tempo é possível identificar vantagens reais em adotar a auditoria preventiva em condomínios.

Vantagens da auditoria preventiva

Em primeiro lugar, o costume de abrir as contas para análise transmite segurança aos moradores, ao síndico, à administração, ao Conselho e a todos de forma geral, pois é possível se certificar de que o negócio opera dentro dos limites estabelecidos, e cumprindo o que está disposto na legislação e convenção de condomínio.

Um segundo fator importante na auditoria preventiva em condomínios é a antecedência ou prevenção, que permitirá fazer os ajustes necessários de modo a melhorar as práticas condominiais.

Essa deverá ser feita por meio da revisão da documentação e analisando os pontos divergentes.

E por último, a auditoria irá minimizar os riscos financeiros à gestão, mantendo as políticas definidas.

Veja quais são as vantagens:
  • Identificar erros oriundos das apurações das contas;
  • Garantir qualidades nas informações prestadas;
  • Identificar a ocorrências de possíveis ilícitos nas contas;
  • Garantir conformidade com a legislação;
  • Gestão transparente e eficiente;
  • Verificação dos valores de contratos de serviços;
  • Eliminação de riscos à gestão financeira do condomínio;
  • Valorização do condomínio

Ademais, fazer a auditoria preventiva evita esses riscos, eliminando casos de litígio. Você consegue corrigir erros no pagamento de tributos, na folha de pagamentos, evita problemas com notas fiscais irregulares, e outros problemas que poderiam culminar em processos judiciais e multas.

A auditoria fornece laudos para as reuniões de condomínio e que podem servir apenas para explanação ou também de embasamento e defesa em possíveis ações contra o condomínio.

Aliás, laudos de auditoria investigativa e emergenciais, podem precisar de um tempo para serem realizados e tendem a ser bem mais caros, devido à dificuldade para a análise.

Como é feita a auditoria preventiva em condomínios?

Assim como numa empresa, a auditoria preventiva em condomínios irá revelar detalhes importantes sobre a gestão. Como os recursos estão sendo empregados? Esse insight permite saber se há margens para cortes ou futuros investimentos. 

Assim, administradores e síndicos profissionais mais experientes recomendam que a auditoria seja feita mensalmente, pasta a pasta, de forma preventiva. Ela pode estar prevista na convenção ou o síndico pode solicitar. Em outros casos, os próprios condôminos ou o Conselho Fiscal solicita.

A verificação avalia a entrada de recursos, como de pagamentos de despesas. Também verifica se há comprovação por documentos hábeis e conforme os serviços aprovados em assembleia.

Mensalmente são verificados o orçamento, a idoneidade e adequação das notas fiscais de prestadores de serviços (por meio do cumprimento das legislações municipais e federais), checagem de recebimentos, a conferência e orientação a elaboração das declarações mensais que o condomínio entrega aos órgãos tributários.

Sendo assim, a auditoria preventiva em condomínios analisa:

  • Os saldos e receitas, que irão mostrar as entradas e saídas financeiras durante o período de prestação de contas. Em regime de caixa, o saldo contábil deve coincidir com o saldo bancário. Se houver alguma divergência, o que é comum, o síndico poderá providenciar a imediata correção.
  • A leitura da convenção e das atas do condomínio. Visto que a convenção se baseia no código civil, o relatório possibilita  entender as regras internas do condomínio. Em relação às atas, tudo o que foi decidido em assembleia é relevante para a auditoria, pois teremos assim, um histórico, o que pode incluir as previsões orçamentárias. 
  • Identificação mês a mês dos principais gastos do condomínio, ordinários ou extraordinários. 
  • Os documentos, nota fiscal, comprovante de pagamento e as cotações. Aqui deverão ser feita análises da parte avaliações tributárias, folhas de pagamento, etc. 

Uma vez, com as contas auditadas, o relatório será apresentado ao síndico e ao corpo diretivo e possivelmente em assembleia para os moradores, que poderão decidir sobre as medidas corretivas.

Faça a auditoria do seu condomínio com profissionais especializados

Certamente, se acentua cada vez mais a necessidade de transparência entre administradoras e condôminos, por isso a presença de um auditor independente na verificação das contas mostra-se fundamental para o fortalecimento dessa relação.

Duas coisas são bem importantes para garantir que o processo transcorra bem quando você contratar uma empresa de auditoria:
1) Certifique-se de garantir a independência do auditor, garantindo que ele não tenha vínculos diretos no condomínio

2) Assegure-se de contratar uma empresa especializada em auditoria preventiva em condomínios.

Concluindo, com todas essas qualificações, realizar auditoria preventiva em condomínios será um investimento eficaz se você puder contar com a MB7 Auditoria Especializada em Condomínios e Associações Residenciais. Aqui sua empresa pode evitar problemas e garantir a transparência e a valorização do seu condomínio.

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