Para entender melhor a frequência ideal para se fazer uma auditoria em condomínio, vamos citar o exemplo de um médico. Você pode optar por se consultar com um médico somente quando estiver com algum sintoma, mas não é indicado. É melhor fazer acompanhamento periódico para que você se mantenha sempre saudável.
O mesmo acontece com a auditoria em condomínio, muitas pessoas optam por uma auditoria quando identificam um “sintoma”, mas neste caso, é possível que problema já exista e seja mais caro “remediá-lo”.
Então de quanto em quanto tempo é necessária uma auditoria em condomínio? Vamos falar sobre isso neste texto, no entanto, vamos entender um pouquinho mais sobre auditorias em condomínios.
O que faz uma auditoria em condomínio?
Uma auditoria é um estudo das demonstrações financeiras do condomínio. São avaliações completas, objetivas e imparciais das finanças de um determinado período.
Normalmente, é contratado um auditor externo que irá emitir um relatório completo a ser entregue diretamente ao síndico ou conselho do condomínio para apreciação. Existe um padrão a ser seguido para essa auditoria, conforme a NBC – Normas brasileiras de Contabilidade.
Qual o processo realizado durante a auditoria?
Antes de qualquer coisa, é importante pensar em qual objetivo você quer atingir com a auditoria e que período gostaria que fosse auditado. O tempo necessário para a auditoria depende de cada profissional, bem como do período que será auditado.
Então, com a ajuda da administração do condomínio ou do síndico, o auditor receberá as pastas com as informações contábeis necessárias. Normalmente, o auditor vai revisar demonstrações financeiras, declarações de impostos, orçamentos anuais e até atas de reuniões do conselho. Um exame de outros documentos, como notas fiscais de fornecedores e registros de folha de pagamento, também será realizado.
Após uma avaliação completa de todos os documentos, o auditor emite um parecer onde identifica problemas ou pontos de atenção e melhoria. Este relatório inclui qualquer discrepância e não conformidades entre os documentos e as movimentações contábeis.
O que a auditoria pode encontrar?
É importante salientar que irregularidades não acontecem apenas por más intenções, mas também por descuido ou falta de conhecimento. Por isso, a auditoria é tão importante. Ela pode esclarecer questões importantes que poderiam acabar em problemas futuros.
Alguns problemas comuns que a auditoria encontra é:
> Uso inapropriado de dinheiro em caixa;
> Contratos de orçamento sub ou superfaturados;
> Contratos de prestação de serviços vencidos ou defasados;
> Problemas com pagamento de impostos;
> Problemas com folha de pagamentos;
> Inconformidades nas entradas e saídas de recursos e eventualmente fraude ou desfalque.
Com que frequência deve ser feita a auditoria em condomínio?
Ao falar de períodos, podemos pensar na auditoria da seguinte forma:
Auditoria Investigativa de anos anteriores
É a auditoria que examina as contas desde um período de vários anos atrás até o atual. Ela é solicitada por alguns síndicos ou administrações de condomínio quando há indícios de irregularidades de gestões anteriores. Também pode ser solicitada para deixar as contas em dia e melhorar a transparência para os moradores.
Vale lembrar que são necessárias as pastas para a auditoria correta, por isso, ao solicitar este tipo de auditoria é importante verificar se os documentos estão disponíveis.
Auditoria Investigativa anual
Essa auditoria pode ser solicitada anualmente, para a verificação das contas no último ano fiscal. Apesar de o período não ser tão longo como o anterior, ela emite um parecer bastante conclusivo sobre a saúde financeira das contas dos condomínios.
Auditoria Preventiva mensal
Essa auditoria é recomendada especialmente após uma auditoria investigativa, mas pode ser contratada a qualquer momento.
Aqui é analisado somente o mês que passou para verificar se houve irregularidades que podem ocasionar problemas futuros. Como o próprio nome diz, ela é preventiva e evita problemas com as contas a longo prazo.
Pode também identificar pontos de melhorias para o melhor uso dos recursos do condomínio.
Devido ao curto período, essa modalidade de auditoria acaba saindo mais barato para o condomínio. Ela pode ser contratada como se fosse uma assinatura de serviços e os benefícios são constantes.
Como você pode perceber, cada frequência tem um objetivo e indicação diferentes. Cada condomínio ou associação residencial vai apresentar uma necessidade diferente. Ao consultar uma empresa de auditoria, depois de uma conversa inicial você provavelmente será orientado sobre a frequência indicada para seu condomínio.
Por que fazer auditorias com frequência é bom para as contas?
A saúde das finanças da sua associação residencial ou condomínio é essencial para manter a clareza da comunicação entre a gestão e os moradores. Se há indicativos de erros nas contas, os moradores começam a ficar preocupados e a questionar diversas variáveis da gestão.
Assim, para garantir a transparência e a segurança entre a comunicação da gestão do condomínio e dos moradores, é essencial que os moradores entendam a posição financeira atual das contas.
É verdade que a maioria dos condomínios faz revisões financeiras regulares internamente. Entretanto, nem sempre esses relatórios são fáceis de entender e podem conter irregularidades que somente um olhar atento percebe.
O relatório de auditoria é uma excelente ferramenta para simplificar o entendimento das contas. É um parecer idôneo e confiável do bom trabalho que vem sendo feito pelo síndico.
Tratando-se de condomínios com muitas unidades e de alto padrão, a garantia de contas corretas e a ausência de processos no condomínio é um trunfo que contribui para a venda do imóvel e a valorização do mesmo.
Quanto custa uma auditoria em condomínio?
O valor está diretamente ligado ao período que será auditado e ao objetivo que será alcançado no final.
Obviamente há também a variação de mercado, onde cada profissional terá seu preço, conforme os parâmetros que segue e a estrutura empresarial que possui.
Auditorias são verificações muito minuciosas, são trabalhosas e levam tempo. Por isso, auditorias de longos períodos são mais caras e complexas.
Então, para garantir a posteridade deste artigo, não colocaremos um valor específico, pois ele depende de muitas variáveis que precisam ser verificadas caso a caso.
Em suma, auditorias investigativas em anos anteriores são importantes para mostrar eventuais irregularidades nas contas e apontar problemas que precisam de correção. Entretanto, a frequência mensal é essencial para manter a saúde das contas.
Obtenha orientação profissional
Agora que você sabe por que é importante ter auditorias em bases frequentes, basta verificar qual o período mais recomendado para manter a saúde das contas de seu condomínio.
A auditoria em condomínio é uma ferramenta que facilita e embasa a gestão do condomínio ou associações residenciais. Se você deseja saber como funciona, qual o período que se enquadra melhor nos seus objetivos e valores, teremos prazer em conversar com você sem compromisso.
