A gestão do síndico sem a auditoria de condomínios é bem mais difícil. Sabe porquê?
Imagine que você vai montar um quebra cabeças de mil peças, mas não viu a figura original que está montando. Bem mais difícil não é?
O mesmo acontece com uma gestão de condomínios. Ela requer um conhecimento mais amplo da situação.
Como deve saber, o trabalho do síndico é imenso, ele engloba desde as obrigações fiscais e a gestão dos inadimplentes até a intervenção em problemas no relacionamento entre os moradores.
Exercer bem essas funções, não envolve apenas atuação, envolve saber especialmente o porquê elas acontecem e qual o impacto em outras áreas da sua gestão.
Neste respeito, a auditoria de condomínios, pode ajudar muito. Os laudos de auditoria com as análises das contas, pode apontar falhas no cumprimento da legislação que precisam ser ajustados. Além disso, eles dão uma visão geral das contas que permite analisar o que pode ser melhorado e de onde tirar os recursos para investir nas necessidades do condomínio.
Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre os pontos essenciais para uma boa gestão do síndico e também vamos descobrir como a auditoria de condomínios dá assistência para este trabalho ser produtivo e eficaz.
A importância de se preocupar em fazer uma boa gestão no condomínio
Infelizmente, se houver uma má gestão do condomínio, seja por falta de conhecimento ou pelo excesso de responsabilidades do síndico, os sinais aparecerão cedo ou tarde.
Diversos registros devem ser acompanhados meticulosamente pelo síndico para ele ficar por dentro de tudo o que ocorre no condomínio. Isso inclui as atas de reuniões, correspondências importantes, reparos, as atualizações e registros financeiros.
Além disso, uma boa gestão condominial envolve que o síndico esteja atento à formalização de contratos. Isso com certeza é de suma importância para haver comprovação dos deveres e direitos na relação entre condomínios e empresas.
E não para por aí, embora o síndico não possa estar disponível o tempo todo para atender os condôminos, para se ter uma gestão eficiente, ele deve procurar agir com transparência e honestidade, proporcionando que todos estejam com suas dúvidas sanadas e tenham seus problemas atendidos.
Com certeza, efetuar estas tarefas pode ser bem complexo, no entanto, veremos mais adiante que a auditoria pode agilizar o trabalho do síndico.
Pontos essenciais numa boa gestão
Como vimos, uma boa gestão requer um conhecimento muito amplo do síndico. Não somente de suas responsabilidades diárias, mas também para analisar as contas e necessidades dos condôminos.
Então, vamos destacar alguns pontos que podem ser de grande ajuda na boa gestão do síndico.
Conhecimento e atualização
Estar atualizado é a chave para a boa gestão. O conhecimento de normas e regulamentos de segurança atualizados ajuda a manter o condomínio em dia com a legislação e evitar multas.
Também é bom estar atento com as últimas novidades com relação a recursos e equipamentos que ajudem na economia do condomínio.
Ele pode fazer isso acessando todo o conteúdo aqui do nosso blog que traz sempre as novidades e também acessando a portais na internet especializado no setor condominial. Há ainda aplicativos que podem facilitar a gestão e auxiliar nos projetos internos.
Planejamento das atividades
Ter um bom planejamento é essencial para a gestão de qualquer nicho de atividades, não é diferente no caso dos síndicos. O síndico pode criar planejamento organizados em categorias para as 3 principais frentes de gestão: financeira, administrativa e infraestrutura.
Exemplos de atividades relacionadas à gestão financeira:
- Pagamento das contas;
- Administrar o fundo de reserva;
- Realizar auditorias;
- Realizar cobranças judiciais de taxas condominiais em atraso;
- Fiscalização da inadimplência no condomínio.
Atividades relacionadas à gestão administrativa:
- Resguardar as normas da convenção e das regras internas;
- Organizar os documentos do condomínio e a pasta de prestação de contas;
- Garantir o seguro e o AVCB.
Na gestão de infraestrutura o síndico precisa estar atento na manutenção e a segurança, verificando a necessidade de obras e reparos no condomínio. Integrar este planejamento com o financeiro é imprescindível para garantir o uso do fundo de reserva conforme aprovado em assembleia.
Contar com uma boa administradora
Legalmente, o síndico pode ter inúmeras atribuições diferentes. Dependendo da quantidade de unidades no condomínio, fica impossível efetuar estas tarefas sozinho. Então, contar com a ajuda de uma boa administradora de condomínios pode ser essencial para ajudar nas tarefas práticas de manutenção e cobrança.
Comunicação com os condôminos
O síndico pode manter contato com os condôminos por e-mail, comunicados, através de plantões semanais, estando à disposição para sanar dúvidas, demandas e solicitações. O mais importante é procurar estar atento às necessidades dos condôminos.
De fato, quanto mais informação os moradores tiverem, menos dúvidas ou críticas surgirão. Lembre-se que a transparência gera confiança.
Neste respeito, contar com a ajuda de uma auditoria de condomínios é a melhor ferramenta de transparência. Como ela ajudará na gestão?
Como a auditoria de condomínios pode ajudar o síndico
O síndico pode contar com o conselho fiscal para acompanhar e fiscalizar as contas do condomínio. No entanto, essas atividades devem ser realizadas de forma minuciosa e livre de erros.
Entretanto, é difícil encontrar erros quando você não sabe bem o que está procurando. Profissionais especializados em auditoria de condomínios podem analisar com mais critério a parte tributária, a folha de pagamentos e as entradas e saídas do condomínio. É um olhar treinado que só pessoas experientes terão.
A auditoria de condomínios independente tem o papel de emitir constatações e recomendações. Nos processos internos ela ajudará o síndico a implementar parâmetros de controle.
Outro foco da auditoria é analisar as questões trabalhistas e patronais, além dos contratos com empresas terceirizadas. Como sabemos, a responsabilidade jurídica que recai no síndico por erros é muito grande. Então, a auditoria independente protege o síndico de erros e sanções causadas por desconhecimento da legislação.
A gestão do síndico que apresenta laudos mensais de auditoria preventiva fáceis de entender, passará muito mais transparência e segurança para os moradores do condomínio.
Além dessa questão de transparência, a auditoria poderá encontrar oportunidades de economia nas contas. Com os recursos economizados, o síndico poderá investir em melhorias que reduzam as reclamações dos moradores.
Aumente a transparência e a credibilidade com a auditoria de condomínios
Você conseguiu perceber que a auditoria agora tem um novo foco. É mais que “passar um pente fino” nas operações do condomínio.
A auditoria de condomínios agora é uma ferramenta para uma boa gestão do síndico. Ao ver os relatórios de auditoria o síndico poderá identificar erros e oportunidades.
Quando os moradores se sentem informados da situação das contas, através de um parecer independente, eles compreendem melhor a situação e as reclamações vão reduzir drasticamente.
Sem dúvida, comandar a gestão de um condomínio é uma tarefa árdua que requer conhecimento e a ajuda de um suporte técnico para auxiliar na administração.
Concluindo, a boa gestão precisa transmitir aos condôminos praticidade e credibilidade. Com a auditoria de condomínios essa relação de confiança se estabelece de forma permanente.
Conte com a MB7 Auditoria Especializada em Condomínios para ajudar você, síndico, a apresentar a melhor gestão para o condomínio que você administra.
