Quando pode ser necessário executar uma auditoria condominial?

 

 

auditoria condominial

Quando pode ser necessário executar uma auditoria condominial?

 

Será que a auditoria condominial é indicada somente em casos específicos? Hoje em dia, ela é mais necessária do que nunca.

O panorama do mercado imobiliário está mudando e a auditoria se tornou uma ferramenta essencial para a gestão.

Veja um exemplo desta mudança:  Um estudo da Fapesp publicado no G1 apontou que a cidade de São Paulo tem, pela primeira vez, mais residências em prédios do que em casas:

“Os imóveis residenciais verticais, os apartamentos, saltaram de 767 mil unidades (com 108,7 milhões de m2 ), em 2000, para 1,38 milhão (com 190,4 milhões de m2), em 2020.”

Essa migração de moradores tem como base várias questões, como: segurança, praticidade, qualidade de vida e lazer que os condomínios oferecem. Tão importante quanto essa estrutura é a qualidade técnica e administrativa. 

Esse novo público de moradores quer ter certeza de que o seu dinheiro está sendo usado com sabedoria e honestidade ao pagar seu condomínio. Um condomínio muito caro, com manutenção precária e falha na segurança pode gerar questionamentos por parte dos moradores, que se preocupam em como isso afeta a valorização do imóvel. 

Certamente isso é algo que nem os síndicos, administradores e tão pouco os moradores desejam. Para evitar esse tipo de problema, a auditoria condominial atua com segurança e transparência prevenindo irregularidades.

Mas, o que faz uma auditoria condominial e quando ela é necessária?  Isso é o que vamos considerar agora.

O que faz uma auditoria condominial

Um condomínio precisa administrar os recursos com sabedoria, pois é preciso ter o dinheiro para os salários dos funcionários, um bom caixa para despesas, imprevistos e bons investimentos. 

A auditoria condominial é o melhor instrumento para averiguar se há desperdícios de recursos, seja por falha ocasional, má administração anterior ou qualquer outro motivo.

Com ela, podemos ter um diagnóstico preciso de como está a saúde financeira do condomínio. Ela dá a certeza de que os recursos estão sendo administrados corretamente e se há espaço para melhorias. Isso porque toda a movimentação financeira do condomínio (notas fiscais, movimentação de entradas e saídas de recursos) passam por uma minuciosa averiguação. 

Essa averiguação encontra possibilidades de melhorias e a gestão mais confiável e as contas condominiais transparentes. 

Quanto a auditoria, podem ser preventivas ou investigativas. A auditoria investigativa pode ser necessária em caso de suspeita de irregularidades ou simplesmente para averiguação de gastos e contas antigas. Assim, é aconselhável sempre fazer auditoria preventiva, pois além de evitar desperdícios, erros e irregularidades, transmite segurança e transparência para os administradores e condôminos.

Normalmente as áreas mais auditadas são: 

  • Salários e encargos (com base na CLT)
  • Contratos de terceirização (limpeza, segurança, portaria, jardinagem)
  • Contas de consumo (energia e água)
  • Contas de serviços de manutenção (por exemplo, elevador), além de compra de materiais

No entanto, podem ser verificados também outros itens, como:

  • o atendimento à Convenção;
  • se as certidões do condomínio e da administradora estão regularizadas; 
  • validação dos saldos (comparativo entre o extrato bancário e o demonstrativos apresentados); 
  • se os gastos concordam com as aprovações das assembleias; 
  • se a cobrança está sendo realizada corretamente pela fração ideal;
  • se todos os impostos e guias foram pagos de maneira adequada etc.;
  • a existência, ou não, de demandas judiciais e positivação do condomínio em cadastro de maus pagadores, como o Serasa.

O tempo que leva para fazer uma auditoria pode variar conforme o tipo de auditoria, como será realizada e o período analisado. 

A economia que uma auditoria pode trazer ao prevenir gastos desnecessários compensa muito o investimento. E caso o condomínio opte por fazer auditorias preventivas mensais, os custos ficam ainda mais baixos.

Erros nas contas são comuns e os prejuízos podem ser muito maiores do que o valor pago na para auditoria preventiva.

Mas será que uma auditoria é muito cara? Bem, os valores dependem do tamanho do condomínio e como a auditoria será realizada: 

  • se o trabalho será realizado por sistema de amostragem ou se todos os documentos serão analisados;
  • se é uma auditoria preventiva ou investigativa. 
  • Também afetam os custos da auditoria às solicitações adicionais, como a participação do auditor em assembleias, visitas periódicas, consultorias fiscais, etc.

Até aqui você já teve um bom panorama sobre a auditoria condominial, mas será que ela é mesmo necessária?

Quando ela pode ser necessária?

O resultado principal da auditoria é o fortalecimento da transparência para o síndico e segurança para os moradores. Então a auditoria condominial pode ser feita a qualquer momento, para alcançar esse objetivo.

A auditoria investigativa pode ser solicitada pelos síndicos, administradores ou mesmo pelos condôminos quando ocorrer suspeita de irregularidades. Alguns problemas que costumam gerar estas suspeitas são:

  • Má gestão administrativa;
  • Falta de manutenção e falha na segurança;
  • Falta de organização nas finanças e despesas do condomínio;
  • Fornecedores com preços e qualidade de produtos incompatíveis com os praticados no mercado
  • Compras aparentemente superfaturadas, acordos informais, vantagem para pagamentos de taxas condominiais.
  • Saques sem justificativas; 
  • Compras sem notas fiscais;
  • Desrespeito à Legislação Tributária;
  • Inadimplência à Receita Federal e ao INSS

Já a auditoria preventiva garante uma gestão administrativa mais eficiente e evita esses tipos de problemas, por isso é a mais recomendada para todos os condomínios.

A apresentação dos resultados aos condôminos merece atenção especial, pois da mesma forma que a contratação da auditoria foi aprovada em assembleia, também os resultados devem ser apresentados aos condôminos de forma oficial.

Visto que o objetivo de uma auditoria condominial é transparência na gestão administrativa, a apresentação dos resultados é algo aguardado com expectativa e é direito dos condôminos terem acesso a esses resultados.

Quem pode fazer auditoria condominial?

O artigo publicado pelo CEO Condomínio em Ordem explica em detalhe qual o profissional habilitado para fazer uma auditoria condominial:

 “A Resolução do Conselho Federal de Contabilidade nº 560/83 que dispõe sobre as prerrogativas profissionais do Contador de que trata o artigo 25 do Decreto Lei 9295/46, no seu artigo 3º, item 34, diz: “São atribuições privativas dos profissionais da contabilidade: 34) auditoria externa independente.”

Assim, apenas contadores com registro no Conselho Regional de Contabilidade podem emitir um relatório de auditoria sobre as contas do condomínio. Auditoria é um método de investigar e verificar irregularidades e apenas um profissional contábil é habilitado para isso.

Concluindo, assim como mais pessoas buscam os condomínios devido à segurança e qualidade de vida, assim também eles buscam segurança e transparência nas gestões de condomínios. 

Com um público cada vez mais exigente e participativo, o condomínio terá destaque por comprovar transparência e confiabilidade na sua gestão. 

Conte com a MB7 Auditoria para fazer a auditoria condominial que vai ajudar você a se prevenir contra problemas e garantir credibilidade e confiabilidade a imagem do condomínio.

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