Qual o papel do auditor independente em um condomínio?

Será que um auditor independente faz diferença na gestão de condomínios?

Vamos contar uma situação hipotética. Porém, é algo que acontece com frequência nos condomínios: 

Um condomínio estava sofrendo com a inadimplência. Os motivos eram variados: imóvel desocupado, desemprego, processos em andamento, etc.

Com as receitas limitadas, as reformas e melhorias prometidas não puderam ser feitas. Além disso, algumas taxas aumentaram para que fosse possível cobrir as despesas.

Os condôminos, que não enxergam o quadro geral, culpam o síndico pelos aumentos e começam a reclamar. Alguns até atrasaram o pagamento propositalmente. Por mais que se explique a situação, os condôminos continuam insatisfeitos.

Diante disso, o que os gestores de condomínios podem fazer para recuperar a confiança de seus condôminos?

Um auditor independente pode ajudar a recuperar a credibilidade e ter o apoio necessário de seus condôminos. Como? Qual o papel do auditor independente em um condomínio? Isso é o que vamos considerar agora.

Por que é importante contar com um auditor independente no condomínio?

A profissionalização do mercado de condomínios trouxe novos modelos de negócios. Os fundos do condomínio podem ser investidos em diversos fundos, há exigências legais e novos processos operacionais.  

Dessa forma, surge a necessidade de manter um controle mais rigoroso e apresentar maior transparência aos moradores. 

O auditor independente tem um importante papel em diminuir os riscos e contribuir com a transparência. 

O auditor faz apontamentos que ajuda os administradores de condomínio a manter em dia o volume de informações financeiras, tributárias, regulatórias e ambientais conforme legislação. Mais importante ainda, apresenta sugestões de melhoria dos procedimentos internos.

O que faz um auditor independente?

Inicialmente, vamos explicar que a auditoria verifica e analisa as atividades desenvolvidas pela empresa.  Seu objetivo é verificar se correspondem com o que foi planejado pela organização.

Além disso, verifica também se os processos foram implementados eficazmente.

Sobretudo, a auditoria realiza um exame cuidadoso e sistemático de todas as atividades desenvolvidas no condomínio. Avalia processos, operações, registros, atividades e procedimentos.

Através dessa análise, é possível encontrar as deficiências e falhas nos sistemas internos e apontar soluções.

A auditoria pode ser:

• Interna – Realizada pela própria administradora, conduzida por funcionários treinados para serem auditores internos;
• Externa – Realizada por empresas independentes especializadas e regulamentadas, que não tem ligação com o condomínio.

Ao contrário da auditoria interna que foca nas necessidades administrativas, a auditoria independente é mais definitiva e fornece certificado para área auditada.

O auditor independente atesta que a empresa segue as boas práticas de governança e busca aumentar a credibilidade.

Todavia, seu objetivo é garantir a segurança do condomínio através da certificação de registros contábeis e análise das operações. Após análise, os resultados são transformados em relatórios.

Por que o síndico não pode fazer auditoria independente?

O auditor independente é imparcial nas opiniões, não pode ter vínculos com o condomínio auditado. 

Apesar de o síndico poder fazer a auditoria interna para preparar e verificar os processos realizados. 

A auditoria independente só pode ser realizada por contadores com registro no Conselho Regional de Contabilidade, dessa forma, poderão emitir relatório de auditoria sobre as contas do condomínio.

Para análise posterior e reflexão, vamos colocar algumas bases legais que comprovam que não é qualquer pessoa que pode realizar uma auditoria independente:

A Lei 9.295/46 – artigo 25 e a Resolução do Conselho de Contabilidade 560/83 artigo 3o. descrevem com clareza que a auditoria fazem parte das atribuições do contador registrado. 

Além disso, segundo a IBRACON (Instituto de Auditoria Independente do Brasil), “para atuar como auditor independente, o profissional precisa ser bacharel em Ciências Contábeis e devidamente registrado no CRC.”

Inclusive, embora não seja obrigatório, a IBRACON faz um exame de capacitação para admitir profissionais no Cadastro Nacional de Auditores Independentes (CNAI). Por isso, profissionais que têm o CNAI, possuem um diferencial que chancela sua capacitação técnica em fazer auditorias.

O que o auditor independente vai fazer

O auditor independente, após fazer a análise de todos os processos e documentações, consegue identificar os pontos de atenção ou melhorias.

Nesse processo são apontados os erros e problemas, sejam eles em decorrência de fraude ou desconhecimento dos processos.

Entretanto, as análises do auditor independente ajudam na melhoria das seguintes áreas da administração de condomínio:

• Assessoria na implementação de regime interno;
• Revisão de controles e procedimentos internos; 
• Implementação da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD;
• Revisão das obrigações acessórias;
• Diagnósticos dos procedimentos fiscais, trabalhistas e previdenciários;
• Revisão de contratos de prestação de serviços;
• Auditoria das demonstrações contábeis e prestação de contas, 

Em conclusão, o auditor independente analisa minuciosamente tudo que envolve o condomínio, desde documentações contábeis, trabalhistas, contas a pagar, contratos de fornecedores etc.

Com profissionais especializados e atualizados com as alterações das leis, conseguem identificar irregularidades, prevenir problemas e, consequentemente, obter melhores resultados com menor custo.

O que o auditor independente não vai fazer

Entretanto, existe uma crença equivocada que o auditor independente resolverá todos os problemas encontrados em sua análise.

Contudo, para esclarecer esse mal-entendido, queremos dizer que a função do auditor é apenas apontar os problemas e sugerir soluções.

Por exemplo, ao identificar as irregularidades, o auditor independente orienta os procedimentos e as melhores soluções. 

No entanto, apesar de planejar seu trabalho avaliando os riscos e medidas de prevenção. Ele não será responsabilizado por eventuais fraudes ou erros que possam surgir.

Cabe aos síndicos e administradoras de condomínios a responsabilidade de tomar decisões e corrigir os problemas apontados.

Obviamente para aqueles que seguem de perto as orientações recebidas pelos auditores, serão bem-sucedidos e terão melhores resultados. 

Como contratar um auditor independente para seu condomínio

Depois que analisamos todos os benefícios que o auditor independente trará para o seu condomínio, tais como: credibilidade e transparência dos condôminos, fornecedores, colaboradores e parceiros.

É provável que você conclua que sobram motivos para contratar um auditor independente. Por quê? 

Porque, provavelmente, você deseja mostrar aos condôminos e outros interessados que os processos praticados seguem as normas legais e regulamentares.

Melhor ainda, isso é documentado e sustentado por um relatório do auditor independente. 

Resumindo as vantagens que consideramos, podemos citar:

• equilíbrio entre operação e demonstrações financeiras;
• prevenção de fraudes;
• aprimoramento dos processos internos da empresa;
• aumento da transparência das medidas adotadas;
• ampliação da credibilidade.

Sendo assim, não perca esse benefício que está ao alcance do seu condomínio. 

Ao contratar um auditor independente você motivará seus condôminos a continuarem apoiando e mantendo em dia os pagamentos, pois eles irão notar que tudo está sendo muito bem administrado.

Melhor ainda, o aprimoramento de processos e prevenção de fraudes, geram uma economia de recursos que otimizam resultados e compensam os custos da auditoria.

Contudo, alguns cuidados devem ser tomados ao escolher uma empresa de auditoria independente:

• a empresa deve ser independente e não deve ter vínculos com pessoas do condomínio;
• deve-se procurar uma empresa idônea. Certifique-se de que os profissionais possuem o registro no Conselho Regional de Contabilidade para poderem assinar o relatório.

Se desejar saber mais, ou precisar esclarecer alguma dúvida, conte com a MB7 Auditoria. Entre em contato com nossos especialistas e descubra como se prevenir contra problemas.