Como organizar uma assembleia de condomínios virtual conforme a nova lei

assembleia de condomínios virtual
Ainda bem que legalizaram a assembleia de condomínios virtual.

Afinal, separar algumas horas para estar presente não é tarefa fácil. Pode significar abrir mão de seu descanso para ouvir uma interminável prestação de contas. Além disso, sempre vai ter um vizinho reclamando do seu cachorro, do barulho do salto alto ou de qualquer outra coisa. Não é à toa que as pessoas faltam nas assembleias.

Entretanto, são estes faltosos que costumam ficar confusos sobre os valores das taxas do condomínio. Também, podemos destacar o fato de que todos precisam cumprir o que foi votado e decidido nas assembleias, quer estejam presentes, quer não.

A assembleia de condomínio virtual trouxe um bom equilíbrio a estas questões. Agora as pessoas têm a opção de acompanhar a prestação de contas e votar no conforto do lar, sem precisar perder muito tempo.

Neste artigo vamos saber mais sobre como veio a existir esse modelo de assembleia, por que houve resistência na sua implantação e como você pode organizar uma assembleia de condomínios virtual.

A origem da assembleia de condomínio virtual

A assembleia é obrigatória. Prevista pelo Código Civil, elas são momentos para prestação de contas e para decidir assuntos do cotidiano do condomínio. Esses assuntos podem ser decididos através de votação na assembleia de condômino.

Normalmente, estas decisões envolvem recursos que serão cobrados nas taxas do condomínio. Por esta razão, a votação precisa acontecer com comprovação legal de que a maioria aceitou o que foi proposto. É para garantir essa legalidade que as assembleias aconteciam somente de forma presencial.

No entanto, a imposição de uma quarentena prolongada durante a pandemia da Covid-19, trouxe a necessidade de se adaptar a esta realidade.

Inicialmente foi lançada a chamada “Lei da Pandemia” no. 14.010/20 que permitiu que as assembleias fossem feitas virtualmente em caráter emergencial. Mas, com o tempo, ficou óbvio que esta adaptação precisaria ser vitalícia.

De fato, a pandemia nos forçou a avançar tecnologicamente e as mudanças chegaram para ficar. Isso permitiu que as pessoas se adaptassem (e gostassem) deste novo modelo de prestação de contas.

A assembleia de condomínio virtual foi sancionada e hoje pode ser feita com garantias de legalidade.

A nova lei que permite a assembleia de condomínio virtual

Os votos nas assembleias virtuais são válidos legalmente? A resposta é sim!

Foi sancionada definitivamente, no dia 8 de março de 2022, a legalidade da assembleia de condomínio virtual. A lei no. 14.309/22 alterou o Código Civil para “(…) permitir a realização de reuniões e deliberações virtuais pelas organizações da sociedade civil, assim como pelos condomínios edilícios, e para possibilitar a sessão permanente das assembleias condominiais.”

Portanto, agora é possível realizar assembleias condominiais em modelos presenciais, híbridos ou totalmente virtuais. Elas serão totalmente legais desde que:

1) A convenção do condomínio não proíba a realização virtual;

2) Haja condições dos condôminos debaterem, manifestarem sua opinião e votarem;

3) Seja possível confirmar a identidade do condômino que estará votando na reunião;

Este último item não está expresso nesta lei. Porém, para evitar discussões e acusações de fraude, é importante confirmar a identidade do condômino que está participando.

Mas, como você pode aproveitar essa possibilidade e organizar uma assembleia de condomínios virtual? É o que veremos a partir de agora.

Passo para organizar uma assembleia de condomínios virtual

A esta altura, você provavelmente já teve a oportunidade de participar de uma assembleia virtual, mas, com a nova lei mencionada acima, não há mais espaços para improvisos. 

Agora, a lei existe e precisa ser cumprida à risca se o condomínio quiser evitar questionamentos jurídicos. Vamos ver como:

1) Analise a convenção do condomínio

A primeira coisa a ser feita é verificar se não há uma proibição expressa a uma assembleia de condomínio virtual. Caso haja, a assembleia não pode (legalmente) ser feita de forma virtual.

Vale lembrar que a convenção poderá ser alterada pelos moradores para passar a permitir esse formato.

A convenção de condomínio normalmente determina também o quórum mínimo nas assembleias. Pela nova lei, o quórum deve ser respeitado mesmo no formato virtual.

2) Conheça bem as vantagens e desvantagens

A muitas vantagens em fazer uma assembleia virtual:

  • Há proprietários que não moram no apartamento e poderão participar remotamente;
  • Há um melhor controle sobre a pessoas, administrando melhor os conflitos;
  • Normalmente, os condôminos aderem melhor ao modelo e participam mais;
  • Evita deslocamentos de prestadores de serviço;

No entanto, também é importante mencionar que há desvantagem no formato virtual:

  • Há proprietários que não tem desenvoltura com a tecnologia;
  • Problemas com a internet do condômino;
  • Necessidade de estrutura para realização da assembleia e da votação.

Essa consciência leva o síndico ou a administração do condomínio a analisar melhor as condições dos condôminos e decidir qual o melhor formato a adotar.

3) Escolha o tipo mais adequado

Sim, há vários tipos de assembleia de condomínio. Se você já está em um modelo virtual, pense se está mesmo na melhor modalidade. Veja os tipos:

  • Assembleia presencial – todos os moradores precisam estar fisicamente presentes no local da assembleia. Somente quem está presente poderá votar.
  • Assembleia virtual – acontece somente em ambiente virtual, sem a reunião física de pessoas. Os condôminos poderão votar online.
  • Assembleia híbrida – acontece em um local onde algumas pessoas podem estar presentes fisicamente e outras estarão participando virtualmente, através de uma transmissão ao vivo online.

Atualmente, especialistas em gestão condominial estão indicando o formato híbrido para as assembleias de condomínio. Pois, isso aproveita as vantagens e elimina as desvantagens do sistema virtual.

4) Defina a estrutura tecnológica

Agora que você já definiu o tipo de reunião, poderá pensar nos preparativos:

a) Prepare a convocação

Informe os moradores como poderão participar da assembleia. Lembre-se de que a lei 14.309/22 determina no art. 1.354-A:

  • 1º Do instrumento de convocação deverá constar que a assembleia será realizada por meio eletrônico, bem como as instruções sobre acesso, manifestação e forma de coleta de votos dos condôminos.

b) Defina o formato virtual

Há a opção de fazer a assembleia em formato de reunião online, lives, digital com interação através de textos ou em formato misto com vídeo e participação via texto.

Determine como serão apresentadas as prestações de contas e como os moradores poderão participar e votar.

As transmissões ao vivo poderão ser via Instagram ou YouTube. As reuniões via videoconferência podem ser via aplicativos como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou outros. 

Já as votações podem acontecer via participação em vídeo ou texto através do chats e do WhatsApp.

Porém, é preciso lembrar que a legalidade precisa ser garantida na assembleia de condomínios virtual, conforme já analisamos em tópicos acima. Por isso, já existem softwares exclusivos para administradoras de condomínio que são especialmente voltados para este fim.

5) Prepare-se para conduzir a reunião

Certifique-se de que os documentos a serem exibidos possam ser visualizados por todos. Poderá ser providenciado slides dos documentos mais importantes.

Outro ponto também é a mediação de conflitos. A nova lei exige que os condôminos tenham a possibilidade de expressar:

“Art. 1.354-A. – II – sejam preservados aos condôminos os direitos de voz, de debate e de voto.”

Entretanto, síndicos profissionais relatam que a experiência de uma reunião 100% interativa não é boa. Costuma gerar confusão e em condomínios com muitas unidades isso pode se estender demasiadamente. Uma boa sugestão, é abrir um canal onde as pessoas possam se manifestar em tempo real via texto.

Caso os condomínios resolvam abrir a interatividade via vídeo, o síndico pode criar regras claras, definindo o tempo para cada um se manifestar.

6) Atenção especial à ata da assembleia

Como sempre, a ata precisa ser lavrada constando as transcrições circunstanciadas de todos os argumentos até então apresentados relativos à ordem do dia, que deverá ser remetida aos condôminos ausentes.

A lei dá a opção de lavrar a ata de forma parcial, para finalizar posteriormente, até a compilação final de todos os votos.

É necessária uma atenção especial a todos os presentes no ambiente virtual, para eles serem incluídos na ata e a assinatura seja providenciada posteriormente.

Depois de todas as assinaturas, a ata poderá ser registrada normalmente em cartório.

A auditoria na assembleia de condomínios virtual

Embora a nova lei não mencione o assunto, é possível solicitar uma auditoria em uma assembleia de condomínio virtual. Ela pode ser solicitada pelo síndico, pelo presidente da assembleia, conselho fiscal ou pela maioria dos moradores. 

O assunto poderá ser incluído na pauta da assembleia e discutido, independente do formato da assembleia.

Interessante notar que, após a auditoria ter sido realizada, o relatório do auditor também pode ser apresentado no formato virtual.

A MB7 Auditoria é uma empresa que nasceu em formato virtual e já opera desta forma desde antes da pandemia. Estamos preparados para apresentar os relatórios em assembleia de condomínio virtual e esclarecer as dúvidas também.

Entre em contato para saber como solicitar uma auditoria na assembleia de condomínio virtual.

 

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