Será que um auditor independente faz diferença na gestão de condomínios?
Vamos contar uma situação hipotética. Porém, é algo que acontece com frequência nos condomínios:
Um condomínio estava sofrendo com a inadimplência. Os motivos eram variados: imóvel desocupado, desemprego, processos em andamento, etc.
Com as receitas limitadas, as reformas e melhorias prometidas não puderam ser feitas. Além disso, algumas taxas aumentaram para que fosse possível cobrir as despesas.
Os condôminos, que não enxergam o quadro geral, culpam o síndico pelos aumentos e começam a reclamar. Alguns até atrasaram o pagamento propositalmente. Por mais que se explique a situação, os condôminos continuam insatisfeitos.
Diante disso, o que os gestores de condomínios podem fazer para recuperar a confiança de seus condôminos?
Um auditor independente pode ajudar a recuperar a credibilidade e ter o apoio necessário de seus condôminos. Como? Qual o papel do auditor independente em um condomínio? Isso é o que vamos considerar agora.
Por que é importante contar com um auditor independente no condomínio?
A profissionalização do mercado de condomínios trouxe novos modelos de negócios. Os fundos do condomínio podem ser investidos em diversos fundos, há exigências legais e novos processos operacionais.
Dessa forma, surge a necessidade de manter um controle mais rigoroso e apresentar maior transparência aos moradores.
O auditor independente tem um importante papel em diminuir os riscos e contribuir com a transparência.
O auditor faz apontamentos que ajuda os administradores de condomínio a manter em dia o volume de informações financeiras, tributárias, regulatórias e ambientais conforme legislação. Mais importante ainda, apresenta sugestões de melhoria dos procedimentos internos.
O que faz um auditor independente?
Inicialmente, vamos explicar que a auditoria verifica e analisa as atividades desenvolvidas pela empresa. Seu objetivo é verificar se correspondem com o que foi planejado pela organização.
Além disso, verifica também se os processos foram implementados eficazmente.
Sobretudo, a auditoria realiza um exame cuidadoso e sistemático de todas as atividades desenvolvidas no condomínio. Avalia processos, operações, registros, atividades e procedimentos.
Através dessa análise, é possível encontrar as deficiências e falhas nos sistemas internos e apontar soluções.
A auditoria pode ser:
- Interna – Realizada pela própria administradora, conduzida por funcionários treinados para serem auditores internos;
- Externa – Realizada por empresas independentes especializadas e regulamentadas, que não tem ligação com o condomínio.
Ao contrário da auditoria interna que foca nas necessidades administrativas, a auditoria independente é mais definitiva e fornece certificado para área auditada.
O auditor independente atesta que a empresa segue as boas práticas de governança e busca aumentar a credibilidade.
Todavia, seu objetivo é garantir a segurança do condomínio através da certificação de registros contábeis e análise das operações. Após análise, os resultados são transformados em relatórios.
Por que o síndico não pode fazer auditoria independente?
O auditor independente é imparcial nas opiniões, não pode ter vínculos com o condomínio auditado.
Apesar de o síndico poder fazer a auditoria interna para preparar e verificar os processos realizados.
A auditoria independente só pode ser realizada por contadores com registro no Conselho Regional de Contabilidade, dessa forma, poderão emitir relatório de auditoria sobre as contas do condomínio.
Para análise posterior e reflexão, vamos colocar algumas bases legais que comprovam que não é qualquer pessoa que pode realizar uma auditoria independente:
A Lei 9.295/46 – artigo 25 e a Resolução do Conselho de Contabilidade 560/83 artigo 3o. descrevem com clareza que a auditoria fazem parte das atribuições do contador registrado.
Além disso, segundo a IBRACON (Instituto de Auditoria Independente do Brasil), “para atuar como auditor independente, o profissional precisa ser bacharel em Ciências Contábeis e devidamente registrado no CRC.”
Inclusive, embora não seja obrigatório, a IBRACON faz um exame de capacitação para admitir profissionais no Cadastro Nacional de Auditores Independentes (CNAI). Por isso, profissionais que têm o CNAI, possuem um diferencial que chancela sua capacitação técnica em fazer auditorias.
Aliás, colocamos um vídeo em nosso canal do Youtube sobre os perigos do amadorismo na profissão de síndico. Se desejar assistir é só clicar aqui.
O que o auditor independente vai fazer
O auditor independente, após fazer a análise de todos os processos e documentações, consegue identificar os pontos de atenção ou melhorias.
Nesse processo são apontados os erros e problemas, sejam eles em decorrência de fraude ou desconhecimento dos processos.
Entretanto, as análises do auditor independente ajudam na melhoria das seguintes áreas da administração de condomínio:
- Assessoria na implementação de regime interno;
- Revisão de controles e procedimentos internos;
- Implementação da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD;
- Revisão das obrigações acessórias;
- Diagnósticos dos procedimentos fiscais, trabalhistas e previdenciários;
- Revisão de contratos de prestação de serviços;
- Auditoria das demonstrações contábeis e prestação de contas,
Em conclusão, o auditor independente analisa minuciosamente tudo que envolve o condomínio, desde documentações contábeis, trabalhistas, contas a pagar, contratos de fornecedores etc.
Com profissionais especializados e atualizados com as alterações das leis, conseguem identificar irregularidades, prevenir problemas e, consequentemente, obter melhores resultados com menor custo.
O que o auditor independente não vai fazer
Entretanto, existe uma crença equivocada que o auditor independente resolverá todos os problemas encontrados em sua análise.
Contudo, para esclarecer esse mal-entendido, queremos dizer que a função do auditor é apenas apontar os problemas e sugerir soluções.
Por exemplo, ao identificar as irregularidades, o auditor independente orienta os procedimentos e as melhores soluções.
No entanto, apesar de planejar seu trabalho avaliando os riscos e medidas de prevenção. Ele não será responsabilizado por eventuais fraudes ou erros que possam surgir.
Cabe aos síndicos e administradoras de condomínios a responsabilidade de tomar decisões e corrigir os problemas apontados.
Obviamente para aqueles que seguem de perto as orientações recebidas pelos auditores, serão bem-sucedidos e terão melhores resultados.
Como contratar um auditor independente para seu condomínio
Depois que analisamos todos os benefícios que o auditor independente trará para o seu condomínio, tais como: credibilidade e transparência dos condôminos, fornecedores, colaboradores e parceiros.
É provável que você conclua que sobram motivos para contratar um auditor independente. Por quê?
Porque, provavelmente, você deseja mostrar aos condôminos e outros interessados que os processos praticados seguem as normas legais e regulamentares.
Melhor ainda, isso é documentado e sustentado por um relatório do auditor independente.
Resumindo as vantagens que consideramos, podemos citar:
- equilíbrio entre operação e demonstrações financeiras;
- prevenção de fraudes;
- aprimoramento dos processos internos da empresa;
- aumento da transparência das medidas adotadas;
- ampliação da credibilidade.
Sendo assim, não perca esse benefício que está ao alcance do seu condomínio.
Ao contratar um auditor independente você motivará seus condôminos a continuarem apoiando e mantendo em dia os pagamentos, pois eles irão notar que tudo está sendo muito bem administrado.
Melhor ainda, o aprimoramento de processos e prevenção de fraudes, geram uma economia de recursos que otimizam resultados e compensam os custos da auditoria.
Contudo, alguns cuidados devem ser tomados ao escolher uma empresa de auditoria independente:
- a empresa deve ser independente e não deve ter vínculos com pessoas do condomínio;
- deve-se procurar uma empresa idônea. Certifique-se de que os profissionais possuem o registro no Conselho Regional de Contabilidade para poderem assinar o relatório.
Se desejar saber mais, ou precisar esclarecer alguma dúvida, conte com a MB7 Auditoria. Entre em contato com nossos especialistas e descubra como se prevenir contra problemas.
